建立OSHMS的基本方法與步驟(上)
不同的企業(yè)在建立、完善職業(yè)安全健康管理體系(OSHMS)時(shí),可根據(jù)自己的特點(diǎn)和具體情況,采取不同的步驟和方法。但總體來說,建立OSHMS一般要經(jīng)過四個(gè)基本步驟:
(1) 體系策劃
體系策劃包括學(xué)習(xí)培訓(xùn)、制定計(jì)劃、初始評(píng)審(現(xiàn)狀調(diào)查)和體系設(shè)計(jì)四項(xiàng)主要工作。
學(xué)習(xí)與培訓(xùn)
由外部專家或技術(shù)咨詢單位對(duì)用人單位的管理層和骨干成員以及職工進(jìn)行OSHMS標(biāo)
準(zhǔn)培訓(xùn),是開始建立OSHMS時(shí)十分重要的工作。培訓(xùn)工作要分層次、分階段進(jìn)行,首先要求用人單位領(lǐng)導(dǎo)和管理層,必須掌握OSHMS規(guī)范的基本內(nèi)容、原理,理解規(guī)范的內(nèi)涵。一般把學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作分為兩個(gè)階段,一是OSHMS規(guī)范的宣傳貫徹,以O(shè)SHMS基本知識(shí)為主要內(nèi)容;二是內(nèi)審員培訓(xùn),以體系建立文件編寫、內(nèi)部審核等為主要內(nèi)容。
制定計(jì)劃
通常情況下,建立OSHMS需要一年左右的時(shí)間。總計(jì)劃表批準(zhǔn)后,就可制定每項(xiàng)具體工作的分計(jì)劃。除了排出建立OSHMS工作總計(jì)劃表和每項(xiàng)具體工作的分計(jì)劃表外,制定計(jì)劃的另一項(xiàng)重要內(nèi)容是提出資源需求,報(bào)用人單位最高管理層批準(zhǔn)。
初始評(píng)審(現(xiàn)狀調(diào)查)
初始評(píng)審主要是對(duì)用人單位的職業(yè)安全健康管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估。主要包括以下內(nèi)容:一是現(xiàn)狀調(diào)查(如職業(yè)安全健康管理機(jī)構(gòu)、人員的職能分配與適合情況,用人單位的職業(yè)安全健康管理方針、目標(biāo)及其貫徹情況,近年來用人單位的事故情況和原因分析等);二是對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分析,確認(rèn)存在的問題并對(duì)照強(qiáng)制性規(guī)定找差距;三是最高管理層對(duì)現(xiàn)狀、差距和存在問題的原因給予審定。職業(yè)安全健康管理現(xiàn)狀調(diào)查與評(píng)估結(jié)果將作為職業(yè)安全健康管理體系設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。
OSHMS設(shè)計(jì)
職業(yè)安全健康管理體系設(shè)計(jì)主要包括四個(gè)環(huán)節(jié):
第一是確定職業(yè)安全健康方針。方針的制定過程要體現(xiàn)全員參與的思想。
第二是職能分析和確定機(jī)構(gòu)。用人單位管理機(jī)構(gòu)的確定是分配職能和確定管理程序的基礎(chǔ),在分配職能和編寫程序文件之前,必須先進(jìn)行職能分析和確定機(jī)構(gòu),確定機(jī)構(gòu)時(shí),要堅(jiān)持精簡效能的原則,盡量避免和減少部門職能交叉。
第三是職能分配。進(jìn)行職能分配時(shí),要求把規(guī)范中的各要素全面展開并轉(zhuǎn)換成職能,分配到用人單位的各部門,確保通過職能分配,使規(guī)范的各項(xiàng)要素都能得到覆蓋,避免遺漏。進(jìn)行職能分配時(shí),要堅(jiān)持一項(xiàng)職能由一個(gè)部門主管的原則,當(dāng)一項(xiàng)要素必須由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門負(fù)責(zé)時(shí),要明確主要負(fù)責(zé)部門或撤并相關(guān)部門。
第四是確定體系文件層次結(jié)構(gòu)關(guān)鍵是確定程序文件的范圍,并提出體系文件清單。
(2) 體系文件的編寫
可根據(jù)用人單位的具體情況采用簡便、實(shí)用的文件結(jié)構(gòu),一般是把OSHMS文件分為
三個(gè)層次:管理手冊(A層次)、程序文件(B層次)、作業(yè)文件(C層次)。
管理手冊是根據(jù)OSHMS規(guī)范及本單位職業(yè)安全健康方針、目標(biāo)而全面地描述本單位OSHMS的文件,集中表述本單位的OSHMS的文件,集中表述本單位的OSH保證能力。OSH管理手冊的內(nèi)容通常包括如下內(nèi)容:方針、目標(biāo)和管理方案;OSH管理、運(yùn)行、審核或評(píng)審工作的崗位職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系;關(guān)于程序文件的說明和查詢途徑;關(guān)于手冊的評(píng)審、修改和控制規(guī)定等。
程序文件是根據(jù)本單位OSH管理手冊的要求,為達(dá)到既定的職業(yè)安全健康方針、目標(biāo),來描述實(shí)施OSHMS要素涉及的各個(gè)職能部門活動(dòng)的文件,供各職能部門使用。
作業(yè)文件是圍繞手冊和程序文件的要求,描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場如何完成某項(xiàng)工作任務(wù)的具體做法,是一個(gè)詳細(xì)的工作文件,主要供個(gè)人或小組使用。這類文件有些是在體系運(yùn)行時(shí)根據(jù)需要不斷產(chǎn)生的。
(3)體系的試運(yùn)行
OSHMS的運(yùn)行具體上講就是執(zhí)行OSHMS文件、實(shí)現(xiàn)OSHMS目標(biāo)、保持OSHMS持續(xù)有效和不斷優(yōu)化的過程。體系的有效運(yùn)行,是依靠體系的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行組織協(xié)調(diào),實(shí)施監(jiān)督,執(zhí)行考核,開展信息反饋,并通過體系審核和管理評(píng)審實(shí)現(xiàn)的。
OSH管理手冊、文件的貫徹實(shí)施和OSH計(jì)劃的執(zhí)行,實(shí)質(zhì)上就是OSHMS的運(yùn)行。當(dāng)OSH管理手冊由最高管理者頒布、OSH管理程序文件經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實(shí)施后,應(yīng)立即分層次組織各級(jí)管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行。作為高層的管理人員,應(yīng)著重掌握OSHMS的原理、原則、功能以及控制的方法;中層管理人員主要應(yīng)掌握本部門體系要素的工作內(nèi)容;一般員工應(yīng)著重對(duì)手冊的支持性文件中涉及各自崗位的操作規(guī)范、規(guī)定、程序的掌握。
OSH管理體系的運(yùn)行涉及用人單位的眾多部門,用人單位應(yīng)抓住體系設(shè)計(jì)的要求,按照嚴(yán)密、協(xié)調(diào)、高效、精簡、統(tǒng)一的原則,調(diào)整內(nèi)部機(jī)構(gòu),并配備能勝任工作的管理人員,同時(shí)明確各機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系以及協(xié)調(diào)方式,牢牢抓好體系的運(yùn)行機(jī)制。當(dāng)體系運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)各部門OSH職能存在問題,要及時(shí)采取糾正措施。
OSHMS在運(yùn)行過程中,各項(xiàng)活動(dòng)往往不可避免地發(fā)生偏離規(guī)范的現(xiàn)象,因而也必須重視實(shí)施監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)偏離問題及時(shí)反饋,以便采取糾正措施。實(shí)施OSH監(jiān)督是保證體系正常運(yùn)行的必要手段,而OSH信息反饋系統(tǒng)的功能,就在于保證OSH監(jiān)督落實(shí),保證體系能持續(xù)正常運(yùn)行,通過信息反饋系統(tǒng)對(duì)異常信息的反饋和處理,對(duì)體系運(yùn)行進(jìn)行動(dòng)態(tài)控制??梢姡畔⒐芾砼cOSH監(jiān)督、組織協(xié)調(diào)工作是緊密聯(lián)系在一起的,只有搞好三者的有機(jī)結(jié)合,體系才能有效地運(yùn)行。
(4)體系的內(nèi)部審核與管理評(píng)審
OSHMS內(nèi)部審核,是為了檢查與確認(rèn)體系各要素的實(shí)施效果是否按照計(jì)劃有效實(shí)現(xiàn),它是對(duì)體系運(yùn)行是否達(dá)到了規(guī)定的目標(biāo)所作的系統(tǒng)的、獨(dú)立的檢查和評(píng)價(jià),是OSHMS的一種自我保證手段。
內(nèi)部審核一般對(duì)體系的全部要素進(jìn)行全面審核。對(duì)于已經(jīng)外部審核的體系在內(nèi)部審核時(shí)也可以有重點(diǎn)地審核某些要素,而下一次則審核另一些要素。通常要在一年內(nèi)把所有的要素全部審核一遍。
OSHMS管理評(píng)審,是用人單位最高管理者親自對(duì)體系的現(xiàn)狀是否有效地適應(yīng)OSH方針要求,以及環(huán)境變化后確定的新目標(biāo)是否合適等所作的綜合評(píng)價(jià)。它是在體系審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,但并不是每次體系內(nèi)部審核后都要進(jìn)行管理評(píng)審,而是視客觀需要,決定對(duì)體系的全部或部分要素進(jìn)行核查。
管理評(píng)審?fù)ㄟ^年度計(jì)劃安排,通常每年至少進(jìn)行一次。管理評(píng)審一般由總經(jīng)理主持,各部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員(如內(nèi)審員等)參加。OSH管理者代表應(yīng)將OSHMS現(xiàn)狀及其變化趨勢和提交研究的問題形成書面材料。評(píng)審會(huì)議對(duì)有關(guān)提案或問題作出明確決定,如體系內(nèi)審結(jié)果、方針、目標(biāo)貫徹落實(shí)情況,體系的符合性、有效性,持續(xù)改進(jìn)的承諾,有關(guān)糾正和預(yù)防措施相關(guān)方關(guān)注的問題等。