環(huán)境管理體系文件結(jié)構(gòu)化設(shè)置的每一層次均應(yīng)發(fā)揮其各自的功能和作用。

　　環(huán)境管理手冊(cè)是用來(lái)闡明組織的環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標(biāo)指標(biāo)方案、適用法律法規(guī)，明確環(huán)境管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)，簡(jiǎn)要描述17個(gè)體系要素和它們之間的相互關(guān)系，是組織環(huán)境管理體系的高度概況，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領(lǐng)，使得體系保持相對(duì)穩(wěn)定性。將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門的職責(zé)及相互關(guān)系，以便統(tǒng)一分工及協(xié)調(diào)管理；將其用于內(nèi)部審核或外部審核，可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡(luò)；手冊(cè)還為體系文件提供總體的指南及索引；部分企業(yè)也將手冊(cè)提供給相關(guān)方，向社會(huì)宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作及業(yè)績(jī)。

　　程序文件應(yīng)包含環(huán)境管理體系中一個(gè)邏輯上相對(duì)獨(dú)立的內(nèi)容，可以是環(huán)境管理體系的一個(gè)要素（如信息交流程序）或要素中的一個(gè)部分（如環(huán)境因素識(shí)別程序）或幾個(gè)環(huán)境管理體系要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動(dòng)（如廢棄物管理程序），為其規(guī)定控制要點(diǎn)，使體系中該方面的活動(dòng)處于程序化、文件化的受控狀態(tài)，這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經(jīng)驗(yàn)主義，偶然得失，使得要做的工作具體而明確，程序文件可以看作是企業(yè)內(nèi)部強(qiáng)制執(zhí)行的法規(guī)性文件，程序文件是手冊(cè)的支持性文件。

　　作業(yè)指導(dǎo)書側(cè)重于對(duì)操作性崗位或某一局部活動(dòng)的規(guī)定，可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式，它是對(duì)程序文件的展開(kāi)、補(bǔ)充及細(xì)化，一個(gè)程序文件可以有若干個(gè)作業(yè)指導(dǎo)書來(lái)支持。

　　記錄為環(huán)境管理體系提供見(jiàn)證性和可追溯性。

　　以上各級(jí)文件應(yīng)給出相應(yīng)下級(jí)文件的路徑來(lái)，比如手冊(cè)應(yīng)給出程序文件的路徑，程序文件應(yīng)給出相應(yīng)作業(yè)指導(dǎo)書的路徑，手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書可以分別給出記錄的路徑。

　　環(huán)境管理體系的文件化在體系的建立、運(yùn)行和保持中起著舉足輕重的作用，這就要求組織在環(huán)境管理體系建立之初即對(duì)文件編寫工作給予足夠的重視，體系運(yùn)行和維護(hù)階段不斷完善文件以適應(yīng)變化的條件并履行持續(xù)改進(jìn)的承諾，同時(shí)記錄下來(lái)體系實(shí)施和運(yùn)行的重要信息，為環(huán)境管理體系的運(yùn)行提供依據(jù)和見(jiàn)證。