???? 在ISO14001標(biāo)準(zhǔn)中，涉及兩個(gè)專門的條款，即4.4.4環(huán)境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現(xiàn)了環(huán)境管理體系的文件化。

　　標(biāo)準(zhǔn)4.4.4環(huán)境管理體系文件條款是這樣闡述的：

　　組織應(yīng)以書面或電子形式建立并保持下列信息：

　　a)對管理體系核心要素及其相互作用的描述；

　　b)查詢相關(guān)文件的途徑

　　概況地講就是將環(huán)境管理體系的各個(gè)方面包括環(huán)境方針、策劃、實(shí)施、檢查和糾正以及管理評(píng)審等17個(gè)要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用，形成一個(gè)文件的體系，并提供相關(guān)文件的路徑。

　　標(biāo)準(zhǔn)4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內(nèi)容，我們這里討論的環(huán)境管理體系文件化主要涉及前者的內(nèi)容。記錄為環(huán)境管理體系連續(xù)運(yùn)行提供了證據(jù)。

　　環(huán)境管理體系的文件化使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環(huán)境管理體系的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，也是組織達(dá)到預(yù)期的環(huán)境行為、評(píng)價(jià)和改善環(huán)境管理體系、實(shí)現(xiàn)預(yù)防污染和持續(xù)改進(jìn)必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會(huì)直接影響到體系實(shí)施的效果，而且文件化又為體系的運(yùn)行和維護(hù)提供了見證和依據(jù)。

　　接下來我們就進(jìn)一步介紹一下環(huán)境管理體系文件的形式，結(jié)構(gòu)和功能。

　　文件的形式包括書面和電子兩種形式，書面的形式較為多見，所謂"白紙黑字"，不受設(shè)施的限制。隨著管理的進(jìn)步，越來越多的組織已逐步轉(zhuǎn)向無紙化辦公，在組織內(nèi)部實(shí)行文件的網(wǎng)絡(luò)化管理，這樣可以節(jié)約大量的資源，且利于對文件的控制。

　　文件的結(jié)構(gòu)是許多組織關(guān)注的問題，ISO14001標(biāo)準(zhǔn)本身并未規(guī)定體系文件的結(jié)構(gòu)是什么樣的，它應(yīng)依據(jù)組織的規(guī)模和環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來定，在進(jìn)行文件編寫的時(shí)候，首先就應(yīng)確定體系文件的結(jié)構(gòu)，即體系文件是如何設(shè)置的以及它們之間的層次和相互關(guān)系是怎樣的。

　　許多企業(yè)在建立環(huán)境管理體系之前已建立了質(zhì)量體系，那么將環(huán)境管理體系文件納入企業(yè)質(zhì)量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢？標(biāo)準(zhǔn)中并沒有反對我們這樣做，這樣也確實(shí)存在一定的優(yōu)點(diǎn)，可保持企業(yè)管理體系的完整性和結(jié)構(gòu)化，保證文件管理的統(tǒng)一，確保職責(zé)的明確并減少重復(fù)，但我們也應(yīng)該看到，環(huán)境管理體系是一個(gè)相對獨(dú)立的體系，在我國整體環(huán)境管理水平又比較低，為了便于管理、重點(diǎn)突出和方便內(nèi)部和外部審核，我們建議大中型企業(yè)特別是在環(huán)境管理體系建立初期形成獨(dú)立的環(huán)境管理體系文件。

　　體系文件的結(jié)構(gòu)可以參照ISO9000族的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將其分為手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄四級(jí)。

　　組織可以依據(jù)其規(guī)模，管理職能設(shè)置以及環(huán)境管理工作的復(fù)雜程度來確定適合其的環(huán)境管理體系文件的結(jié)構(gòu)。

　　例如對于一個(gè)小型企業(yè)，職能設(shè)置相對簡單，環(huán)境因素較少且環(huán)境管理工作復(fù)雜程度不高，即可根據(jù)需要將手冊和程序文件合并或?qū)⒊绦蛭募妥鳂I(yè)指導(dǎo)書合并，這樣可以更加方便管理，而對于大型的企業(yè)集團(tuán)，例如雖是集中一貫制管理，但部門龐大機(jī)構(gòu)設(shè)置繁雜，或集團(tuán)下設(shè)多個(gè)分公司并謀求統(tǒng)一認(rèn)證，其環(huán)境管理體系文件可以設(shè)置多級(jí)結(jié)構(gòu)，例如程序文件便可分為公司一級(jí)和部門一級(jí)，在這方面已通過認(rèn)證的寶鋼集團(tuán)、科龍集團(tuán)、上海大眾汽車有限公司等均進(jìn)行了有益的探索和嘗試。