一 、記錄作用

（1）HSE記錄是信息的重要內(nèi)容，離開(kāi)了及時(shí)、真實(shí)的記錄，信息管理就沒(méi)有實(shí)際意義；

（2）HSE記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件；

（3）HSE記錄是體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)；

（4）HSE記錄為采取預(yù)防和糾正措施提供了依據(jù)。

二、記錄編制與要求

HSE記錄的設(shè)計(jì)應(yīng)與編制程序文件和（或）管理作業(yè)文件同步進(jìn)行，以使HSE記錄與程序文件和管理作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清楚。

1）編制記錄總體要求的文件

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和程序文件的要求，應(yīng)對(duì)體系中所需記錄進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，同時(shí)對(duì)表卡的標(biāo)記、編目、表式、表名內(nèi)容、審批程序以及記錄要求作出統(tǒng)一的規(guī)定。如表1

表1 編制記錄格式

（組織名稱）

（記錄名稱）

編碼：××/HSE.×.×.× 順序號(hào)：

保存部門(mén)： 保存期： 年

2）表卡設(shè)計(jì)

在編制程序文件與作業(yè)文件的同時(shí)，分別制定與程序相適應(yīng)的記錄表卡，必要時(shí)可附在程序文件和作業(yè)文件后面。

（1）在“領(lǐng)導(dǎo)和承諾”這一要素中需開(kāi)發(fā)，承諾評(píng)價(jià)與監(jiān)督管理程序文件以及企業(yè)員工責(zé)任制管理程序文件等，就同時(shí)編制企業(yè)承諾評(píng)審記錄（表2）、企業(yè)員工責(zé)任制記錄（表3）、責(zé)任制執(zhí)行情況考核記錄（表4）以及責(zé)任制考慮獎(jiǎng)罰記錄（表5）。

表2 企業(yè)承諾評(píng)審記錄

××公司

企業(yè)承諾評(píng)審記錄

編碼：01/HSE1.1—01 順序號(hào)：

保存部門(mén)：企業(yè)管理部 保存期： 年

表3 企業(yè)員工責(zé)任制記錄

××公司

企業(yè)員工責(zé)任制記錄

編碼：01/HSE1.2—01 順序號(hào)：

保存部門(mén)：勞動(dòng)工資部 保存期：5年

表4 責(zé)任制執(zhí)行情況考核記錄

* * * 公司

責(zé)任制執(zhí)行情況考核記錄

編碼：01/HSE1.2—02 年 月 日

保存部門(mén)： 保存期： 年

表5 責(zé)任制考核獎(jiǎng)罰記錄

* * * 公司

責(zé)任制考核獎(jiǎng)罰記錄

編碼：01/HSE1.2—04 年 月 日

保存部門(mén)： 保存期： 年

（2）在“組織機(jī)構(gòu)、資源和文件”這一要素中，需一切工程分承包方管理程度，相應(yīng)的就需編制分承包調(diào)查記錄（表6）。

表6 分承包方調(diào)查記錄

* * * 公司

分承包方調(diào)查記錄

編碼：01/HSE2.1—01 順序號(hào)：

保存部門(mén)：評(píng)定單位 保存期：3年

（3）在“規(guī)劃”這一要素中，需開(kāi)發(fā)鉆井過(guò)程控制程序，相應(yīng)的就需要編制鉆井過(guò)程檢驗(yàn)記錄表（表7）。

表7 鉆井過(guò)程檢查記錄表

* * * 公司

鉆井過(guò)程檢查記錄表

編碼：01Q9.6—02 順序號(hào)：

保存部門(mén)： 保存期： 年

3）校審和批準(zhǔn)

匯總所有記錄表格組織有關(guān)部門(mén)進(jìn)行校審。校審的重點(diǎn)慶從體系的整體性出發(fā)，校審各表卡間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表格的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性，作相應(yīng)修改后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4）匯編成冊(cè)

將所有表式統(tǒng)一編號(hào)，匯編成冊(cè)發(fā)布執(zhí)行，必要時(shí)對(duì)某些較復(fù)雜的記錄表式要規(guī)定填寫(xiě)說(shuō)明。

5）要求

（1）應(yīng)建立并保持有關(guān)HSE記錄的標(biāo)識(shí)、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收回和處理的文件化程序。

（2）記錄慶在適宜的環(huán)境中貯存，以減少變質(zhì)或損壞并防止丟失，保管方式應(yīng)便于查詢，應(yīng)制定相關(guān)方查閱和索取所需記錄的有關(guān)規(guī)定，必須保證所有的記錄在查詢時(shí)及時(shí)、準(zhǔn)確。

（3）應(yīng)明確記錄所采用的方式（如文字填寫(xiě)、縮微膠卷磁盤(pán)或其他媒介）。

（4）按規(guī)定填寫(xiě)或輸入記錄，做到內(nèi)容準(zhǔn)確、填寫(xiě)輸入及時(shí)、字跡清楚、整齊，保證所有記錄的完整性和可靠性。

（5）應(yīng)根據(jù)需要規(guī)定記錄的保存期限，一般遵循的原則是：有永久保存價(jià)值的記錄應(yīng)整理成檔案，長(zhǎng)期保管。合同要求時(shí)，應(yīng)征得相關(guān)方的同意或由相關(guān)方確定。

（6）應(yīng)規(guī)定對(duì)過(guò)期或作廢記錄的處理方法。

三、HSE記錄編制內(nèi)容、保存

（1）記錄名稱：簡(jiǎn)短反映記錄對(duì)象。

（2）記錄編碼：編碼是每種記錄的識(shí)別標(biāo)記，每種記錄只有一個(gè)編碼。

（3）記錄順序號(hào)：順序號(hào)是某種記錄中每張記錄的識(shí)別標(biāo)記，若記錄為成冊(cè)票據(jù)，印有流水序號(hào)，要視為記錄順序號(hào)。

（4）記錄內(nèi)容：按記錄對(duì)象要求，確定編寫(xiě)內(nèi)容。

（5）記錄人員：記錄填寫(xiě)人、會(huì)簽人、審批人等。

（6）記錄時(shí)間：按活動(dòng)時(shí)間填寫(xiě)、一般應(yīng)寫(xiě)清年、月、日。

（7）記錄單位名稱：

（8）保存期限和保存部門(mén)。

[例6]記錄示例

* * * 石油管理局

起重設(shè)備安裝、大修改造申請(qǐng)書(shū)

我單位需要安裝、大修改造 臺(tái) 設(shè)備，為保證安裝大修質(zhì)量，特提出申請(qǐng)，請(qǐng)予以審批。

編碼：01/HSE5.9—05 順序號(hào)：

保存部門(mén)：安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處 保存期： 3年

保存HSE記錄程序

（1）所保存的記錄必須集中管理，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)。

（2）對(duì)記錄進(jìn)行收集，按類別裝訂。

（3）對(duì)記錄進(jìn)行編目。

（4）編目后的記錄歸檔。

（5）貯存記錄的房間要符合檔案管理的要求。

（6）制定查詢制度，制定查詢登記表，并履行查詢借閱登記。

（7）各種記錄按三年期限保存，其他文件按檔案管理要求確定保存時(shí)間。

（8）對(duì)各種文件、記錄按檔案管理的要求選擇處置方案。

保存HSE記錄的種類

（1）培訓(xùn)記錄。

（2）檢查記錄。

（3）會(huì)議記錄。

（4）技術(shù)性監(jiān)測(cè)記錄。

（5）投訴記錄。

（6）事故報(bào)告記錄。

（7）應(yīng)急反應(yīng)演習(xí)記錄。

（8）審核和評(píng)審記錄。

（9）其他相關(guān)信息記錄。