一、概述

建立體系的過(guò)程就是結(jié)合企業(yè)性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理體系文件的過(guò)程。健康、安全與環(huán)境管理體系，是個(gè)文件化的體系，按標(biāo)準(zhǔn)要求建立的體系文件是企業(yè)實(shí)施健康、安全與環(huán)境管理的規(guī)范。

1．HSE管理體系文件的結(jié)構(gòu)

參照ISO10013《質(zhì)量手冊(cè)編制指南》附錄A的描述和體系設(shè)計(jì)方案中文件層次的開(kāi)發(fā)，HSE管理體系可分為三個(gè)層次，即：

（1）管理手冊(cè)（A層文件）；

（2）程序文件（B層文件）；

（3）支持性文件（C層文件）；

建議企業(yè)可以與ISO9000系列、ISO14000系列相符的現(xiàn)行管理體系，作為HSE管理體系的基礎(chǔ)。可以在管理體系文件方面實(shí)行HSE與質(zhì)量和（或）環(huán)境的一體化。這樣做可使質(zhì)量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件和HSE管理體系文件具有完整性，避免重復(fù)，便于實(shí)施管理。但是鑒于目前大多數(shù)企業(yè)落后的健康、安全與環(huán)境管理的現(xiàn)狀，同時(shí)為了加強(qiáng)健康、安全與環(huán)境意識(shí)，突出 重點(diǎn)，在建立HSE管理體系的初期仍建議企業(yè)編制獨(dú)立的HSE體系文件。

2．編寫(xiě)體系文件的原則

寫(xiě)你要做的，做你所寫(xiě)的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫(xiě)到，文件寫(xiě)到的要做到，做到的要有效。文件寫(xiě)完后一定要下發(fā)討論和修改，達(dá)到所寫(xiě)即所做。

3．編寫(xiě)體系文件的基本要求

1）系統(tǒng)性

（1）企業(yè)應(yīng)對(duì)其HSE管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)條理地制定各項(xiàng)方針和程序；

（2）所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊(cè)；

（3）各層次文件應(yīng)涉及HSE管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分；

（4）各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。

2）法規(guī)性

（1）體系文件應(yīng)在總體上遵循SY/T6276-1997標(biāo)準(zhǔn)，以及國(guó)家或上級(jí)有關(guān)法規(guī)要求；

（2）文件一旦批準(zhǔn)實(shí)施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；

（3）文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

3）協(xié)調(diào)性

（1）體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；

（2）體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)。

（3）體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)。

4）見(jiàn)證性

（1）體系文件作為客觀(guān)證據(jù)（適用性證據(jù)和有效性證據(jù)）管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實(shí)本組織HSE管理體系的運(yùn)行情況；

（2）對(duì)于審核來(lái)講，HSE管理體系文件可作為下列方面的客觀(guān)證據(jù)。

5）惟一性

①危險(xiǎn)因素、環(huán)境因素已被識(shí)別；

②有關(guān)活動(dòng)的程序已被確定并得到批準(zhǔn)；

③有關(guān)活動(dòng)處于全面的監(jiān)督檢查之中；

④程序處于更改控制之中；

⑤對(duì)一個(gè)企業(yè)，其HSE體系文件是惟一的理解；

⑥通過(guò)清楚、準(zhǔn)確、全面、簡(jiǎn)單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)惟一的理解；

⑦決不允許針對(duì)同一事項(xiàng)的相互矛盾的不同文件同時(shí)使用。

6）適用性

①體系文件應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動(dòng)的具體性質(zhì)采取不同的形式；

②任何體系文件都應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和企業(yè)的實(shí)際；

③所有文件規(guī)定都應(yīng)在實(shí)際工作中能得到有效的貫徹；

④體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)。

4．體系文件編寫(xiě)的方式

1）自上而下依次展開(kāi)方式（本文采用的方式）

按承諾、方針目標(biāo)、管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的順序編寫(xiě)，這有利于上一層次文件與下一層次文件的銜接，但對(duì)文件編寫(xiě)人員的素質(zhì)要求較高，文件編寫(xiě)所需時(shí)間較長(zhǎng)，且必然伴隨著反復(fù)修改。

2）自下而上的編寫(xiě)方式

按基礎(chǔ)文件、程序文件、管理手冊(cè)的順序編寫(xiě)，這適用于原管理基礎(chǔ)較好的企業(yè)，但如無(wú)總體設(shè)計(jì)方案指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。

3）從程序文件開(kāi)始，向兩邊擴(kuò)展的編寫(xiě)方式

先編寫(xiě)程序文件，再開(kāi)始手冊(cè)和基礎(chǔ)性文件的編寫(xiě)，實(shí)質(zhì)是從分析活動(dòng)，確定活動(dòng)程序開(kāi)始，有利于標(biāo)準(zhǔn)的要求與企業(yè)實(shí)際緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫(xiě)時(shí)間。

二、HSE管理手冊(cè)編寫(xiě)

HSE管理手冊(cè)是對(duì)企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的全面描述，它是全部體系文件的“索引”，對(duì)HSE管理體系的建立與運(yùn)行的有特殊意義，是HSE管理體系中的A層文件。

管理手冊(cè)在深度和廣度上可以不同，取決于企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)劃、技術(shù)要求及人員素質(zhì)，以適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際需要。對(duì)于中、小型企業(yè)，可以把管理手冊(cè)和程序文件合成一套文件，但大多數(shù)企業(yè)為了便于管理仍把管理手冊(cè)、程序文件分開(kāi)。

1．HSE管理手冊(cè)編寫(xiě)要求

（1）手冊(cè)是政策性文件，應(yīng)寫(xiě)清楚承諾、方針和目標(biāo)；

（2）手冊(cè)應(yīng)強(qiáng)調(diào)宣傳性，便于公眾接受，不側(cè)重于操作性；

（3）手冊(cè)力求簡(jiǎn)明，把主要控制環(huán)節(jié)描述清楚即可，不必寫(xiě)得太冗長(zhǎng)。

2．編制HSE管理手冊(cè)的目的（但不僅于此）

（1）描述的企業(yè)的承諾、方針和目標(biāo)、程序和要求，展示企業(yè)HSE管理體系重點(diǎn)解決的問(wèn)題；

（2）總體描述和實(shí)施有效的HSE管理體系；

（3）向企業(yè)各級(jí)管理者展示企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理的總框架；

（4）明確各部門(mén)的職責(zé)與相互關(guān)系；

（5）HSE管理體系情況改變時(shí)，保證體系及要求的連續(xù)性；

（6）向各級(jí)管理人員提供查詢(xún)所需文件與記錄的途徑；

（7）按HSE管理體系的要求和相應(yīng)方法培訓(xùn)人員；

（8）為審核HSE管理體系提供文件依據(jù)；

（9）提供改進(jìn)的常規(guī)控制，促進(jìn)管理活動(dòng)；

（10）對(duì)外介紹HSE管理體系；

（11）證明其自身HSE管理體系符合合同中的相關(guān)規(guī)定。

3．HSE管理手冊(cè)編寫(xiě)前的主要準(zhǔn)備工作

（1）確定承諾、方針和目標(biāo)；

（2）確定管理手冊(cè)結(jié)構(gòu)；

（3）職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；

（4）資料收集與分析；

（5）落實(shí)手冊(cè)編寫(xiě)的工作組織；

（6）制定編寫(xiě)手冊(cè)的工作計(jì)劃。

4．資料的收集與分析

1）需要收集的主要資料

（1）企業(yè)機(jī)構(gòu)現(xiàn)狀；

（2）各部門(mén)職責(zé)和權(quán)限現(xiàn)狀（各部門(mén)確認(rèn)的）；

（3）各部門(mén)需要解決的工作接口問(wèn)題和其他問(wèn)題；

（4）現(xiàn)有的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及呼部門(mén)執(zhí)行情況的說(shuō)明；

（5）現(xiàn)有各種管理制度和作業(yè)程序以及各有關(guān)部門(mén)的執(zhí)行情況的說(shuō)明。

2）資料分析

（1）評(píng)價(jià)現(xiàn)有機(jī)構(gòu)及職能是否完善，列出需完善的職能清單；

（2）評(píng)價(jià)工作接口現(xiàn)狀，列出需研究、了解、解決的工作接口問(wèn)題的清單；

（3）評(píng)價(jià)現(xiàn)有管理文件和作業(yè)文件的有效性，提出需增加、調(diào)整或作廢的文件方案。

5．職能的完善和職責(zé)、權(quán)限的確定

（1）現(xiàn)有部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限的調(diào)查；

（2）列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單；

（3）提出調(diào)整或補(bǔ)充職責(zé)和權(quán)限的議案；

（4）有關(guān)部門(mén)討論，提出修改意見(jiàn)；

（5）由企業(yè)最高管理層研究決定；

（6）發(fā)布有關(guān)明確職責(zé)和權(quán)限的文件。

6．落實(shí)手冊(cè)編寫(xiě)的組織工作

（1）最高領(lǐng)導(dǎo)層有效介入，以便解決重大問(wèn)題及跨部門(mén)的問(wèn)題；

（2）各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參加手冊(cè)的討論和審查，以便了解對(duì)本職工作的要求；

（3）應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn)、熟悉企業(yè)實(shí)際、責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的統(tǒng)稿人。

7．HSE管理手冊(cè)的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容

（1）內(nèi)封面：

①企業(yè)名稱(chēng)；

②企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)；

③手冊(cè)標(biāo)題；

④符合標(biāo)準(zhǔn)的版次；

⑤手冊(cè)的發(fā)行版本、手冊(cè)編碼、手冊(cè)發(fā)放控制號(hào)。

（2）批準(zhǔn)頁(yè)：是最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施的命令，含最高管理者簽字、批準(zhǔn)發(fā)布日期和實(shí)施日期，聲明手冊(cè)是HSE管理體系的綱領(lǐng)性和證實(shí)性文件，是全體員工必須遵守的法則。

（3）范圍和應(yīng)用領(lǐng)域：應(yīng)清楚表明手冊(cè)和體系文件的適用范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。包括組織行政范圍、地理范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。

（4）目錄：應(yīng)列出手冊(cè)各章、節(jié)的題目和頁(yè)碼，包括章、節(jié)、主要附錄等。

（5）企業(yè)的概況：至少應(yīng)涉及單位的名稱(chēng)、地址及通訊方法。也可包括如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、地理位置、主要背景、歷史和規(guī)模等。

（6）手冊(cè)說(shuō)明，涉及手冊(cè)本身的信息應(yīng)包括：

①現(xiàn)在發(fā)布或有效版本的編號(hào)，發(fā)布日期或有效期及相應(yīng)內(nèi)容；

②簡(jiǎn)述手冊(cè)的確認(rèn)和保持，明確內(nèi)容的審核人和審核周期，更改和批準(zhǔn)手冊(cè)的授權(quán)人，可包括修訂版的審定方法

③簡(jiǎn)述標(biāo)識(shí)、分發(fā)和控制程序，是內(nèi)部使用，還是可以對(duì)外，是否含有機(jī)密內(nèi)容；

④負(fù)責(zé)手冊(cè)實(shí)施人員的批準(zhǔn)簽字。

（7）術(shù)語(yǔ)和定義：手冊(cè)應(yīng)盡量使用公用術(shù)語(yǔ)和定義，但需要時(shí)可根據(jù)本企業(yè)實(shí)際規(guī)定不同含義的詞，或?qū)μ囟ㄐg(shù)語(yǔ)規(guī)定特定含義；

（8）承諾：明確提出企業(yè)的承諾，明確承諾的提出、評(píng)價(jià)、審定與監(jiān)督程序。

（9）方針和目標(biāo)：明確提出企業(yè)的方針和目標(biāo)，方針目標(biāo)由最高管理者組織制定，并簽名批準(zhǔn)發(fā)布執(zhí)行。明確方針和目標(biāo)的策劃、提出、評(píng)價(jià)、發(fā)布、實(shí)施與考核評(píng)審。

（10）組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)和權(quán)限：明確本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置（可給出企業(yè)機(jī)構(gòu)圖）、各職能部門(mén)職責(zé)權(quán)限（可給出職責(zé)分配圖）、隸屬工作關(guān)系。

（11）HSE管理體系要素描述：是對(duì)HSE管理體系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理體系管理程序的簡(jiǎn)要描述，包括程序的適用范圍和內(nèi)容，該程序的主管部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)與任務(wù)，對(duì)該程序的控制及要求等。同時(shí)為程序文件提供了查詢(xún)途徑，即要附上相關(guān)程序文件編號(hào)和名稱(chēng)。

（12）支持性資料附錄：該附錄可含有支持手冊(cè)的資料，包括程序文件一覽表，作業(yè)文件一覽表，HSE記錄一覽表和手冊(cè)更改記錄表，HSE管理方案清單，重要危險(xiǎn)，危害與環(huán)境因素清單，在用法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)目錄等。

8．手冊(cè)的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制

（1）手冊(cè)發(fā)布前，手冊(cè)編寫(xiě)責(zé)任人應(yīng)對(duì)手冊(cè)的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查；各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，以確認(rèn)手冊(cè)中規(guī)定的職責(zé)和權(quán)限、接口方式和活動(dòng)原則；由最高管理者對(duì)其進(jìn)行最終的審查，以保證清晰、準(zhǔn)確、適用和結(jié)構(gòu)合理。也可請(qǐng)預(yù)定使用者對(duì)手冊(cè)的可行性進(jìn)行評(píng)定和評(píng)論。然后批準(zhǔn)發(fā)行，并在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記。

（2）經(jīng)批準(zhǔn)的手冊(cè)內(nèi)容發(fā)放的辦法應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng)使用，按序列號(hào)為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門(mén)應(yīng)保證企業(yè)每個(gè)使用者熟悉手冊(cè)中與其有關(guān)的內(nèi)容。

（3）應(yīng)規(guī)定手冊(cè)編制、控制和更改的辦法。

（4）文件發(fā)行和更改控制對(duì)確保手冊(cè)內(nèi)容嚴(yán)格經(jīng)過(guò)審批是至關(guān)重要的。

三、HSE程序文件編寫(xiě)

按GB/T6583（ISO8402）將程序定義為：“為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)所規(guī)定和途徑”。就是為了完成HSE管理體系要素所規(guī)定的方法。在書(shū)面或文件化的程序中，通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做；何時(shí)、何地以及如何做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件；如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄。其內(nèi)容是描述實(shí)施HSE管理體系要素所涉及到的各職能部門(mén)的活動(dòng)，是HSE管理體系文件結(jié)構(gòu)中的B層文件。

1．程序文件的作用和要求

（1）程序文件是對(duì)那些產(chǎn)生健康、安全與環(huán)境影響的活動(dòng)進(jìn)行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊(cè)的支持性文件。

（2）每一個(gè)程序文件都應(yīng)包含HSE管理體系中的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的內(nèi)容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個(gè)要素，或要素中的一個(gè)部門(mén)，或是幾個(gè)要素相關(guān)要求的一組活動(dòng)等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀(guān)由企業(yè)自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)通常在作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中規(guī)定。

（3）程序文件的有效實(shí)施才能體現(xiàn)HSE管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實(shí)際情況。程序文件展開(kāi)的深度和廣度，取決于企業(yè)任務(wù)的復(fù)雜性，采用的工作方法、活動(dòng)內(nèi)容和對(duì)執(zhí)行活動(dòng)人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達(dá)到的程序。

（4）程序文件實(shí)質(zhì)是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強(qiáng)制執(zhí)行，因此程序文件就有可操作性和可檢查性。

2．程序文件編寫(xiě)的5W1H原則

（1）What（做什么）；

（2）Who（誰(shuí)做，誰(shuí)檢查評(píng)價(jià)）；

（3）Where（在哪里做）；

（4）When（什么時(shí)候做）；

（5）Why（為什么做）；

（6）How（怎么做，依據(jù)什么，用什么方法）。

3．程序文件編寫(xiě)前的準(zhǔn)備

（1）編制程序文件明細(xì)表；

（2）現(xiàn)行文件的收集與分析；

（3）編制體系文件編寫(xiě)大綱；

（4）職能完善和職責(zé)、權(quán)限的確定；

（5）落實(shí)程序文件編寫(xiě)的工作組織。

4．對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析

收集企業(yè)現(xiàn)行的各種企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)定等文件，其中很多具有“程序”性質(zhì)，但也都有其不足之處，應(yīng)該以HSE管理體系有效運(yùn)行為前提，以程序文件的要求為尺度，對(duì)這些文件進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無(wú)關(guān)，按程序文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫(xiě)。

企業(yè)如果已經(jīng)建立了ISO9000質(zhì)量管理體系或ISO14000環(huán)境管理體系，就應(yīng)該使HSE管理體系與這兩個(gè)體系充分融合，特別是培訓(xùn)、文件控制、記錄管理、內(nèi)部審核和管理評(píng)審等，其管理方式類(lèi)似，這些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基礎(chǔ)上補(bǔ)充為好。

5．落實(shí)企業(yè)程序文件編寫(xiě)的工作組織

建立工作組織（HSE體系辦公室）應(yīng)考慮的問(wèn)題：

（1）最高領(lǐng)導(dǎo)層的有效介入，以便解決文件審核中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題及跨部門(mén)的問(wèn)題；

（2）應(yīng)有一個(gè)熟悉標(biāo)準(zhǔn)，熟悉各部門(mén)實(shí)際工作的，責(zé)任心強(qiáng)，文筆好的初審班子；

（3）應(yīng)有人統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)稿。

6．編制程序文件明細(xì)表

根據(jù)企業(yè)的HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級(jí)展開(kāi)，制定程序文件明細(xì)表，明確程序主管部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)。對(duì)照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的程序文件，制定計(jì)劃逐步完成。一個(gè)企業(yè)程序文件的多少，每個(gè)程序的詳略、篇幅和內(nèi)容都沒(méi)有定論，但在能夠控制的前提下，程序文件個(gè)數(shù)和每一個(gè)篇幅越少越好；每一個(gè)程序之間，要有必要的銜接，但要避免相同的內(nèi)容在不同的程序之間有較大的重復(fù)。

7．編制體系文件編寫(xiě)大綱

根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案和程序文件明細(xì)表，編制體系文件編寫(xiě)大綱，大綱中要明確以下內(nèi)容：

（1）編寫(xiě)工作的組織部門(mén)（如HSE體系辦公室）。

（2）針對(duì)每一個(gè)程序文件提出文件編寫(xiě)控制要點(diǎn)。

（3）明確每個(gè)程序文件編寫(xiě)部門(mén)、責(zé)任人員和進(jìn)度要求。

（4）明確程序文件草稿的審核修改程序：

①本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)組織在本部門(mén)內(nèi)部的審核修改；

②征求程序中所涉及部門(mén)的意見(jiàn)；

③編寫(xiě)工作的組織部門(mén)（HSE體系辦公室）審核修改；

④高層領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一審核修改；

⑤各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家對(duì)每一個(gè)文件進(jìn)行討論修改；

⑥上述過(guò)程中一個(gè)需多次反復(fù)的過(guò)程。

[例3]程序文件編寫(xiě)任務(wù)分配表

8．程序文件內(nèi)容和格式

（1）文件編號(hào)和標(biāo)題：程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說(shuō)明開(kāi)展的活動(dòng)及其特點(diǎn)。

（2）目的和適應(yīng)范圍：一般簡(jiǎn)單說(shuō)明開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)的和所涉及的范圍。推薦使用如下引導(dǎo)語(yǔ)：

為了……制定本程序

本程序規(guī)定了……

本程序適用于……

（3）術(shù)語(yǔ)：指本程序中涉及到的并需說(shuō)明的術(shù)語(yǔ)和名詞。

（4）職責(zé)：指明實(shí)施程序文件的主管部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。

（5）程序內(nèi)容：列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫(xiě)順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)因素由誰(shuí)干，什么時(shí)間干，什么場(chǎng)（地點(diǎn)）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要達(dá)到的要求；需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。

（6）相關(guān)程序、文件和記錄：指出需引用的或與本程序相關(guān)的程序、文件和記錄。

（7）報(bào)告和記錄格式。

確定使用該程序所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告的格式，記錄的保存部門(mén)和期限，寫(xiě)明記錄的編號(hào)和名稱(chēng)。

程序文件應(yīng)得到本活動(dòng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意和接受，以及相關(guān)方對(duì)接口關(guān)系的認(rèn)可，經(jīng)過(guò)審批后實(shí)施。

9．程序文件的批準(zhǔn)、發(fā)布和控制

（1）程序文件發(fā)布前：

①統(tǒng)稿人應(yīng)對(duì)程序文件的風(fēng)格、內(nèi)容、格式、職責(zé)與接口進(jìn)行審查；

②各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽以確認(rèn)程序文件中的職責(zé)、權(quán)限、接口方式和活動(dòng)原則；

③由最高管理者進(jìn)行最終審查、批準(zhǔn)發(fā)行；

④在所有文件中標(biāo)出標(biāo)準(zhǔn)的識(shí)別標(biāo)記，加蓋“受控文件”標(biāo)識(shí)。

（2）經(jīng)批準(zhǔn)的程序文件的發(fā)放辦法應(yīng)保證所有使用者都能適應(yīng)使用，按序號(hào)為接受者提供文本能保證合理發(fā)放和控制，管理部門(mén)應(yīng)保證企業(yè)內(nèi)每一個(gè)使用者熟悉程序文件中與其有關(guān)的內(nèi)容；

[例4]某石油公司體系文件控制程序

1 范圍

為了確保各生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。

本程序規(guī)定了體系文件的編制、發(fā)放、更改與修訂版的控制辦法和要求。

本程序適用于**石油公司，HSE體系文件控制。

2 術(shù)語(yǔ)

本程序采用SY/T6276-1997規(guī)定的術(shù)語(yǔ)。

3 職責(zé)

3.1 HSE辦公室是本程序的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)管理手冊(cè)和程序文件的控制管理。

3.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)HSE支持性文件的控制管理。

4 程序內(nèi)容

4.1 體系文件的控制范圍

4.1.1 體系文件的分級(jí)管理：

a）管理局體系文件按本程序進(jìn)行控制；

b）各二級(jí)單位負(fù)責(zé)各自HSE體系文件的控制管理。

4.1.2 體系文件的層次和控制。

a）體系文件分為三個(gè)層次：

（1）HSE管理手冊(cè)；

（2）程序文件；

（3）支持性文件。

b）體系文件的控制：

（1）體系文件分為受控文件和非受控文件，分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章。

（2）HSE管理手冊(cè)，用于對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)，加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理。管理局內(nèi)部使用時(shí)，加蓋“受控文件”印單間，列入受控范圍。

（3）程序文件和作業(yè)文件，必須加蓋“受控文件”印章。

（4）體系文件持有者應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。不準(zhǔn)以任何方式向外單位提供或交流。

4.2 體系文件的編制

4.2.1 HSE管理手冊(cè)由HSE辦公室編寫(xiě)。

4.2.2 程序文件、支持性文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門(mén)編寫(xiě)。

4.3 體系文件的審批

4.3.1 HSE管理手冊(cè)、程序文件由HSE辦公室組織有關(guān)部門(mén)會(huì)審。報(bào)管理者代表審查。HSE委員會(huì)審核通過(guò)后，管理局局長(zhǎng)簽發(fā)公布。

4.3.2 支持性文件由編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查，HSE辦公室審核，部門(mén)正職或主管副局長(zhǎng)批準(zhǔn)發(fā)布。

4.4 體系文件的發(fā)放

4.4.1 HSE管理手冊(cè)和程序文件的發(fā)放，由HSE辦公室統(tǒng)一管理。支持性文件的發(fā)放由有關(guān)部門(mén)管理，HSE辦公室備案。

a）對(duì)體系文件加蓋“受控文件”、“非受控文件”控制號(hào)標(biāo)識(shí)；

b）負(fù)責(zé)編制“體系文件發(fā)放定額表”；

c）實(shí)施更改；

d）負(fù)責(zé)作廢文件統(tǒng)一回收、銷(xiāo)毀。

4.4.2 HSE管理手冊(cè)、程序文件（合訂本）的發(fā)放，由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。

4.4.3 程序文件（單行本）的發(fā)放，由HSE辦公室按審定的定額發(fā)放。

4.4.4 支持性文件的發(fā)放，由有關(guān)部門(mén)按審定的定額發(fā)放。

4.5 體系文件的更改和修訂版

4.5.1 HSE管理手冊(cè)和程序文件的修改，由HSE辦公室組織有關(guān)部門(mén)對(duì)更改建議進(jìn)行評(píng)審、報(bào)管理者代表審核，經(jīng)局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。

4.5.2 支持性文件的更改，由主管部門(mén)提出更改意見(jiàn)，HSE辦公室審核，經(jīng)部門(mén)正職或主管副局長(zhǎng)批準(zhǔn)后實(shí)施。

4.5.3 體系文件的修訂版

a）當(dāng)管理局發(fā)生重大變更或文件更改多次，體系文件需要修訂版時(shí)應(yīng)有修訂版標(biāo)識(shí)，第一版為A，第二版B，依次變更標(biāo)識(shí)；

b）過(guò)期、修訂版作廢的文件，均由文件發(fā)放部門(mén)統(tǒng)一收回登記，經(jīng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。保留的作廢文件應(yīng)加蓋“保留資料”標(biāo)記。

5 相關(guān)程序、文件和記錄

5.1 相關(guān)程序

5.2 相關(guān)文件

5.3 記錄

四、HSE管理作業(yè)文件編寫(xiě)

1．作業(yè)文件的作用和要求

（1）作業(yè)文件是程序文件的支持性文件，一個(gè)程序文件可分解成幾個(gè)作業(yè)文件，能在程序文件中交待清楚的活動(dòng)，就不再編制作業(yè)文件；

（2）作業(yè)文件必須與采用要素的程序相對(duì)應(yīng)，是對(duì)程序文件中整個(gè)程序或某些條款進(jìn)行補(bǔ)充、細(xì)化，不能脫離程序另搞一套作業(yè)文件；

（3）國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不作為作業(yè)文件，單獨(dú)在“在用標(biāo)準(zhǔn)目錄”中體現(xiàn)。

（4）在作業(yè)文件中通常包括活動(dòng)的目的和范圍，做什么和誰(shuí)來(lái)做，何時(shí)、何地以及如何做，應(yīng)采用什么方法、設(shè)備和文件，如何對(duì)活動(dòng)進(jìn)行控制和記錄，即5W1H原則。

（5）作業(yè)文件的內(nèi)容是描述為實(shí)施程序文件所涉及到的各職能部門(mén)的具體活動(dòng)。

2．對(duì)現(xiàn)行文件的收集和分析

企業(yè)現(xiàn)行的各種組織制度、規(guī)定辦法等文件，很多具有管理作業(yè)相同的功能，但也都有其不足之處，應(yīng)該以HSE管理體系有效運(yùn)行為前提，以管理作業(yè)文件的要求為尺度，對(duì)這些文件再進(jìn)行一次清理和分析，摘其有用，刪除無(wú)關(guān)，按管理作業(yè)文件內(nèi)容及格式要求進(jìn)行改寫(xiě)。

3．編制作業(yè)文件明細(xì)表

根據(jù)HSE管理體系總體設(shè)計(jì)方案，按體系要素逐級(jí)展開(kāi)，以及程序文件的制定，制定作業(yè)文件明細(xì)表，明確部門(mén)的職責(zé)，對(duì)照已有的各種文件，確定需新編、修改和完善的管理作業(yè)文件，制定計(jì)劃在程序文件編制時(shí)或編制后逐步完成。由于各企業(yè)的規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置和生產(chǎn)實(shí)際不盡相同，則運(yùn)行控制程序的多少、內(nèi)容也不相同，即使程序相同，但由于其詳略程度不同，其作業(yè)文件的多少也不盡相同。

4．管理作業(yè)文件內(nèi)容和格式

（1）文件編號(hào)和標(biāo)題：編號(hào)可以根據(jù)活動(dòng)的層次進(jìn)行編排，同一層次的作業(yè)文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別。標(biāo)題應(yīng)明確說(shuō)明開(kāi)展的活動(dòng)及其特點(diǎn)。

（2）目的和適用范圍：一般簡(jiǎn)單說(shuō)明開(kāi)展這項(xiàng)活動(dòng)的目的和所涉及的范圍。

（3）職責(zé)：指明實(shí)施文件部門(mén)，職責(zé)、權(quán)限，接口及相互關(guān)系。

（4）管理內(nèi)容：是作業(yè)文件的核心部分。應(yīng)更出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫(xiě)順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容，明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施，明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)由誰(shuí)干、什么時(shí)間干、什么場(chǎng)合（地點(diǎn)）干、干什么、怎么干、如何控制，以及所要達(dá)到要求，需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容，出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。

（5）更改：指明文件更改時(shí)所遵循的規(guī)定，如程序文件的更改影響該作業(yè)文件時(shí)應(yīng)一起組織更改。

（6）相關(guān)程序、文件記錄，指需用引用的或本作業(yè)文件相關(guān)的程序、文件和記錄。

（7）報(bào)告和記錄格式：確定使用該作業(yè)文件時(shí)所產(chǎn)生的記錄和報(bào)告格式，記錄的保存部門(mén)和期限，寫(xiě)明表格的編號(hào)和名稱(chēng)。

管理作業(yè)文件必需操作性強(qiáng)，并得到本活動(dòng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意和接受，以及有關(guān)部門(mén)對(duì)接口關(guān)系認(rèn)可，經(jīng)過(guò)審批后實(shí)施。

[例5]特種設(shè)備安全管理規(guī)定

1 范圍

為加強(qiáng)特種設(shè)備安全管理，根據(jù)原勞動(dòng)部《起重機(jī)械安全監(jiān)察規(guī)定》、《廠(chǎng)內(nèi)機(jī)動(dòng)車(chē)輛安全管理規(guī)定》和01/HSE5.9《安全管理控制程序》，制定本規(guī)定。

本規(guī)定適用于管理局各類(lèi)在用起重機(jī)械、電梯、廠(chǎng)內(nèi)機(jī)動(dòng)車(chē)輛（以下簡(jiǎn)稱(chēng)特種設(shè)備）的購(gòu)置、安裝、修理、改造、使用、檢驗(yàn)、監(jiān)督檢查和管理。

2 職責(zé)

安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處是本規(guī)定的歸口管理部門(mén)。

3 管理內(nèi)容

3.1 購(gòu)置

3.1.1 特種設(shè)備使用單位必須購(gòu)置有省級(jí)以上勞動(dòng)安全主管部門(mén)頒發(fā)的安全技術(shù)監(jiān)督檢驗(yàn)合格證書(shū)的產(chǎn)品。

3.1.2 特種設(shè)備的購(gòu)置必須經(jīng)安全環(huán)保與技術(shù)晷處審查備案。

3.1.3 特種設(shè)備的購(gòu)置，執(zhí)行01/HSE5.5.1《設(shè)備購(gòu)置管理辦法》。

3.2 使用與管理

3.2.1 特種設(shè)備的使用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和有關(guān)部門(mén)的安全管理規(guī)定。

3.2.2 特種設(shè)備的使用必須符合下列條件：

a）經(jīng)檢驗(yàn)合格或基本合格，取得特種設(shè)備使用許可證；

b）操作人員持有相應(yīng)設(shè)備的特種作業(yè)人員操作證；

c）建立了設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)、定期檢查、操作規(guī)程和有關(guān)注意事項(xiàng)等安全管理規(guī)章制度及有關(guān)檔案；

d）無(wú)事故隱患；

e）無(wú)重大環(huán)境影響。

3.2.3 特種設(shè)備使用單位每年應(yīng)至少進(jìn)行一次在用設(shè)備的全面檢查，發(fā)現(xiàn)隱患應(yīng)及時(shí)整改。停用半年以上或發(fā)生過(guò)重大設(shè)備事故的，使用前也應(yīng)做全面檢查。

3.2.4 不符合使用條件的特種設(shè)備不得使其處于在用狀態(tài)。

3.2.5 特種設(shè)備經(jīng)檢查后，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)認(rèn)為不符合使用條件，又無(wú)修復(fù)價(jià)值，經(jīng)安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處核準(zhǔn)，由使用單位辦理報(bào)廢手續(xù)。

3.2.6 各級(jí)安全管理部門(mén)應(yīng)建立健全特種設(shè)備安全管理制度，定期組織特種設(shè)備的檢驗(yàn)、安全監(jiān)督檢查、隱患整改和大修改造，及時(shí)停封有重大事故隱患的設(shè)備。

3.2.7 起重機(jī)械作業(yè)人員在下列情況時(shí)不得進(jìn)行起吊作業(yè)。

a）無(wú)人指揮或指揮信號(hào)不明確；

b）超過(guò)額定負(fù)荷或起吊物重量不能確定；

c）起吊物捆綁不牢或不平衡，歪拉斜掛；

d）在起吊物上直接進(jìn)行加工；

e）起吊現(xiàn)場(chǎng)光線(xiàn)暗淡視線(xiàn)不清；

f）違章指揮

g）起吊物為易燃易爆危險(xiǎn)品；

h）安全防護(hù)裝置失靈，吊索有缺陷或不符合要求；

i）起重臂或起吊物下有人，起吊物上站人或有浮動(dòng)物；

j）起吊物棱角處與吊索之間未加襯墊。

3.3 監(jiān)督與檢驗(yàn)

3.3.1 各級(jí)安全管理部門(mén)對(duì)特種設(shè)備及安全防護(hù)裝置的安全性能進(jìn)行監(jiān)督檢查。

3.3.2 特種設(shè)備應(yīng)檢驗(yàn)時(shí)，由使用單位向檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)提出檢驗(yàn)申請(qǐng)，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)安排檢驗(yàn)。

3.3.3 檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)有和省有關(guān)現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程和規(guī)定要求的檢驗(yàn)方法、手段、內(nèi)容及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檢驗(yàn)工作。

3.3.4 設(shè)備檢驗(yàn)結(jié)束后，特種設(shè)備檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)于3日內(nèi)出具檢驗(yàn)報(bào)告及隱患整改通知單。檢驗(yàn)合格的，使用單位應(yīng)于30日內(nèi)持檢驗(yàn)報(bào)告到安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處辦理該設(shè)備的使用許可證。

3.3.5 在用特種設(shè)備的檢驗(yàn)周期為：固定類(lèi)起重機(jī)械為二年；流動(dòng)類(lèi)起重機(jī)械、電梯、廠(chǎng)內(nèi)機(jī)動(dòng)車(chē)輛為一年。

3.4 安裝、修理和改造

3.4.1 經(jīng)省級(jí)勞動(dòng)安全主管部門(mén)審查認(rèn)定的特種設(shè)備生產(chǎn)制造、安裝、修理和改造單位，才能對(duì)特種設(shè)備進(jìn)行準(zhǔn)許范圍內(nèi)的施工作業(yè)。

3.4.2 起重機(jī)械需安裝和大修改造，電梯需安裝、修理和改造的，經(jīng)使用單位安全檢查部門(mén)審查后，報(bào)安全環(huán)保與技術(shù)監(jiān)督處審批，取得《開(kāi)工許可證》后，方可施工。

4. 更改

本規(guī)定的更改，執(zhí)行01/HSE3.8《體系文件控制程序》的規(guī)定。

5. 相關(guān)文件和記錄

5.1 相關(guān)文件

5.2 記錄