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記錄控制管理程序

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伊泰新疆能源有限公司
伊泰-華電甘泉堡200 萬噸/年
煤制油項目
記錄控制管理程序
XJNY1-AHB-01018
部 門 姓 名 簽 字 日 期 批 準(zhǔn)
編寫 AHB 尤 琦
姓名：褚振輝
簽字：
日期：
審核 AHB 阮 祝
審核 KZB 陳劍波
審核 ZBB 劉曉忠
審核 SGB 劉廣彬
審核 GYB 楊化林
審核 XZB 彭永強
審核 CWB 胡國俊
審核 WQB 劉麗萍
本文件產(chǎn)權(quán)屬伊泰新疆能源有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復(fù)制、外傳。
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 2/7
《記錄控制管理程序》審簽表
《記錄控制管理程序》審簽表
部
部 門門
姓
姓 名名
簽
簽 字字
氣化項目部（
氣化項目部（QHBQHB））
譚格仁
譚格仁
凈化項目部（
凈化項目部（JHBJHB））
潘慶敏
潘慶敏
油品合成項目部（
油品合成項目部（HCBHCB））
武春光
武春光
油品加工項目部（
油品加工項目部（YJBYJB））
張
張 平平
公輔工程項目部（
公輔工程項目部（GFBGFB））
高
高 雁雁
熱電項目部（
熱電項目部（RDBRDB））
鄭玉彬
鄭玉彬
儲運項目部（
儲運項目部（CYBCYB））
曹繼龍
曹繼龍
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 3/7
程序修改記錄
程序修改記錄
版本
版本
日期
日期
章節(jié)
章節(jié)
頁碼
頁碼
修改范圍及依據(jù)
修改范圍及依據(jù)
0
0版版
2014
2014--0505
首次出版。
首次出版。
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 4/7
目
目 錄錄
1.
1. 定義定義 .................................................................................................................................................................................................................. 55
2.
2. 目的目的 .................................................................................................................................................................................................................. 55
3.
3. 適用范圍適用范圍.................................................................................................................................................................................................... 55
4.
4. 參考文件參考文件.................................................................................................................................................................................................... 55
5.
5. 職責(zé)職責(zé) .................................................................................................................................................................................................................. 55
6.
6. 規(guī)定規(guī)定 .................................................................................................................................................................................................................. 66
7.
7. 記錄記錄 .................................................................................................................................................................................................................. 77
8.
8. 附錄附錄 .................................................................................................................................................................................................................. 77
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 5/7
1. 定義定義
記錄
記錄：：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件，記錄可用于為可追溯性提闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件，記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。供文件，并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。
2. 目的目的
本程序用于標(biāo)識、保存和處置職業(yè)健康環(huán)境安全記錄，為職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系
本程序用于標(biāo)識、保存和處置職業(yè)健康環(huán)境安全記錄，為職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系的有效運行提供真實的證據(jù)和信息。的有效運行提供真實的證據(jù)和信息。
3. 適用范圍適用范圍
本程序適用于伊泰新疆能源有限公司煤制油項目與職業(yè)健康環(huán)境
本程序適用于伊泰新疆能源有限公司煤制油項目與職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系相關(guān)的安全管理體系相關(guān)的記錄和管理。記錄和管理。
4. 參考文件參考文件
《環(huán)境管理體系
《環(huán)境管理體系----要求及使用指南》要求及使用指南》GB T 24001GB T 24001--20042004
《職業(yè)健康安全管理體系要求》
《職業(yè)健康安全管理體系要求》GB T 28001GB T 28001--20122012
《施工管理部文件記錄與控制程序》
《施工管理部文件記錄與控制程序》XJNY1XJNY1--SGBSGB--0311303113
《
《文檔管理流程文檔管理流程》》XJNYXJNY--BPDBPD——PSPS226226
《公司文檔管理總則》伊泰新能發(fā)
《公司文檔管理總則》伊泰新能發(fā)[[2013]1332013]133號號
5. 職責(zé)職責(zé)
5.1
5.1 安全健康環(huán)保部安全健康環(huán)保部
負責(zé)公司
負責(zé)公司HSEHSE記錄的監(jiān)督檢查。記錄的監(jiān)督檢查。
5.2
5.2 裝置項目部（公用工程部）裝置項目部（公用工程部）
5.2.1
5.2.1 負責(zé)本裝置負責(zé)本裝置HSEHSE管理過程中形成的記錄填寫、收集、保管、標(biāo)識和管理；管理過程中形成的記錄填寫、收集、保管、標(biāo)識和管理；
5.2.2
5.2.2 負責(zé)檢查承包商負責(zé)檢查承包商HSEHSE記錄的形成的真實性和保存的完整性。記錄的形成的真實性和保存的完整性。
5.3
5.3 行政部行政部
負責(zé)
負責(zé)HSEHSE永久性記錄的保存。永久性記錄的保存。
5.4
5.4 監(jiān)理單位監(jiān)理單位
負責(zé)檢查承包商
負責(zé)檢查承包商HSEHSE記錄的形成的真實性和保存的完整性。記錄的形成的真實性和保存的完整性。
5.5
5.5 承包商承包商
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 6/7
5.5.1
5.5.1 根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主的要求建立根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主的要求建立HSEHSE記錄的管理程序；記錄的管理程序；
5.5.2
5.5.2 保證保證HSEHSE記錄字跡清晰，標(biāo)識明確，并可追溯相關(guān)的活動；記錄字跡清晰，標(biāo)識明確，并可追溯相關(guān)的活動；
5.5.3
5.5.3 記錄保管應(yīng)便于查閱，避免損壞、變質(zhì)或遺失，應(yīng)規(guī)定記錄保存期限。記錄保管應(yīng)便于查閱，避免損壞、變質(zhì)或遺失，應(yīng)規(guī)定記錄保存期限。
6. 規(guī)定規(guī)定
6.1
6.1 記錄表格的設(shè)計與要求記錄表格的設(shè)計與要求
6.1.1
6.1.1 記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致，記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致，接口清楚。接口清楚。
6.1.2
6.1.2 記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計，并經(jīng)審核批準(zhǔn)方可使用。記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計，并經(jīng)審核批準(zhǔn)方可使用。
6.1.3
6.1.3 多部門使用的記錄表格由業(yè)務(wù)歸口負責(zé)人審批。多部門使用的記錄表格由業(yè)務(wù)歸口負責(zé)人審批。
6.1.4
6.1.4 記錄表格編號按記錄表格編號按公司文件管理流程公司文件管理流程執(zhí)行。執(zhí)行。
6.2
6.2 記錄的填寫、收集、整理記錄的填寫、收集、整理
6.2.1
6.2.1 記錄必須用鋼筆或者簽字筆填寫，做到內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、清晰，填寫及記錄必須用鋼筆或者簽字筆填寫，做到內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整、清晰，填寫及時。時。
6.2.2
6.2.2 職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系運行過程中形成的記錄，由記錄產(chǎn)生部門指定人員職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系運行過程中形成的記錄，由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。收集、整理。
6.2.3
6.2.3 記錄一般采用紙質(zhì)記錄形式，也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。記錄一般采用紙質(zhì)記錄形式，也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。
6
6.3 .3 記錄的保存、領(lǐng)用、作廢與銷毀記錄的保存、領(lǐng)用、作廢與銷毀
6
6.3.1.3.1 記錄的保存記錄的保存
6.3.1.1
6.3.1.1 對于工作過程中使用的記錄，填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不對于工作過程中使用的記錄，填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明理由，將該項用單杠劃掉；各相關(guān)得隨意涂改，如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明理由，將該項用單杠劃掉；各相關(guān)欄目負責(zé)人簽名不允許空白；欄目負責(zé)人簽名不允許空白；
6.3.1.2
6.3.1.2 相關(guān)記錄如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其相關(guān)記錄如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期；上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期；
6.3.1.3
6.3.1.3 各裝置項目部必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥各裝置項目部必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄要保持清潔，字跡清晰，按規(guī)定的期限保存記錄；的地方，所有的記錄要保持清潔，字跡清晰，按規(guī)定的期限保存記錄；
6.3.1.4
6.3.1.4 由由安全健康環(huán)保部安全健康環(huán)保部按計劃對各裝置項目部按計劃對各裝置項目部HSEHSE記錄實施檢查或抽查。記錄實施檢查或抽查。
6.3.2
6.3.2 記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制
6.3.2.1
6.3.2.1 各裝置項目部按照規(guī)定向安全健康環(huán)保部領(lǐng)用所需的各裝置項目部按照規(guī)定向安全健康環(huán)保部領(lǐng)用所需的HSEHSE記錄空白表；記錄空白表；
6.3.2.2
6.3.2.2 各裝置項目部保管的記錄應(yīng)裝訂成冊，便于檢索，需借閱或復(fù)制須經(jīng)記錄管各裝置項目部保管的記錄應(yīng)裝訂成冊，便于檢索，需借閱或復(fù)制須經(jīng)記錄管理人員批準(zhǔn)，并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》登記。理人員批準(zhǔn)，并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》登記。
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 7/7
6.3.3
6.3.3 記錄表的作廢與銷毀記錄表的作廢與銷毀
6.3.3.1
6.3.3.1 超過保存期或因其他特殊情況需要銷毀的記錄，應(yīng)由記錄管理人員填寫《文超過保存期或因其他特殊情況需要銷毀的記錄，應(yīng)由記錄管理人員填寫《文件銷毀記錄》，經(jīng)審批后執(zhí)行；件銷毀記錄》，經(jīng)審批后執(zhí)行；
6.3.3.2
6.3.3.2 因某種原因需保留的任何已作廢的記錄，都因某種原因需保留的任何已作廢的記錄，都要做上適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，與其它文件要做上適當(dāng)?shù)臉?biāo)識，與其它文件明顯區(qū)分；明顯區(qū)分；
6.3.3.3
6.3.3.3 對要銷毀的記錄，應(yīng)由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。對要銷毀的記錄，應(yīng)由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
7. 記錄記錄
文件借閱、復(fù)制記錄；
文件借閱、復(fù)制記錄；
文件銷毀記錄。
文件銷毀記錄。
8. 附錄附錄
無
無

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