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記錄控制管理程序

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伊泰新疆能源有限公司
伊泰-華電甘泉堡200 萬(wàn)噸/年
煤制油項(xiàng)目
記錄控制管理程序
XJNY1-AHB-01018
部 門 姓 名 簽 字 日 期 批 準(zhǔn)
編寫 AHB 尤 琦
姓名：褚振輝
簽字：
日期：
審核 AHB 阮 祝
審核 KZB 陳劍波
審核 ZBB 劉曉忠
審核 SGB 劉廣彬
審核 GYB 楊化林
審核 XZB 彭永強(qiáng)
審核 CWB 胡國(guó)俊
審核 WQB 劉麗萍
本文件產(chǎn)權(quán)屬伊泰新疆能源有限公司所有，未經(jīng)書面許可，不得以任何方式復(fù)制、外傳。
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 2/7
《記錄控制管理程序》審簽表
《記錄控制管理程序》審簽表
部
部 門門
姓
姓 名名
簽
簽 字字
氣化項(xiàng)目部（
氣化項(xiàng)目部（QHBQHB））
譚格仁
譚格仁
凈化項(xiàng)目部（
凈化項(xiàng)目部（JHBJHB））
潘慶敏
潘慶敏
油品合成項(xiàng)目部（
油品合成項(xiàng)目部（HCBHCB））
武春光
武春光
油品加工項(xiàng)目部（
油品加工項(xiàng)目部（YJBYJB））
張
張 平平
公輔工程項(xiàng)目部（
公輔工程項(xiàng)目部（GFBGFB））
高
高 雁雁
熱電項(xiàng)目部（
熱電項(xiàng)目部（RDBRDB））
鄭玉彬
鄭玉彬
儲(chǔ)運(yùn)項(xiàng)目部（
儲(chǔ)運(yùn)項(xiàng)目部（CYBCYB））
曹繼龍
曹繼龍
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 3/7
程序修改記錄
程序修改記錄
版本
版本
日期
日期
章節(jié)
章節(jié)
頁(yè)碼
頁(yè)碼
修改范圍及依據(jù)
修改范圍及依據(jù)
0
0版版
2014
2014--0505
首次出版。
首次出版。
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 4/7
目
目 錄錄
1.
1. 定義定義 .................................................................................................................................................................................................................. 55
2.
2. 目的目的 .................................................................................................................................................................................................................. 55
3.
3. 適用范圍適用范圍.................................................................................................................................................................................................... 55
4.
4. 參考文件參考文件.................................................................................................................................................................................................... 55
5.
5. 職責(zé)職責(zé) .................................................................................................................................................................................................................. 55
6.
6. 規(guī)定規(guī)定 .................................................................................................................................................................................................................. 66
7.
7. 記錄記錄 .................................................................................................................................................................................................................. 77
8.
8. 附錄附錄 .................................................................................................................................................................................................................. 77
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 5/7
1. 定義定義
記錄
記錄：：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件，記錄可用于為可追溯性提闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件，記錄可用于為可追溯性提供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。供文件，并提供驗(yàn)證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。
2. 目的目的
本程序用于標(biāo)識(shí)、保存和處置職業(yè)健康環(huán)境安全記錄，為職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系
本程序用于標(biāo)識(shí)、保存和處置職業(yè)健康環(huán)境安全記錄，為職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系的有效運(yùn)行提供真實(shí)的證據(jù)和信息。的有效運(yùn)行提供真實(shí)的證據(jù)和信息。
3. 適用范圍適用范圍
本程序適用于伊泰新疆能源有限公司煤制油項(xiàng)目與職業(yè)健康環(huán)境
本程序適用于伊泰新疆能源有限公司煤制油項(xiàng)目與職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系相關(guān)的安全管理體系相關(guān)的記錄和管理。記錄和管理。
4. 參考文件參考文件
《環(huán)境管理體系
《環(huán)境管理體系----要求及使用指南》要求及使用指南》GB T 24001GB T 24001--20042004
《職業(yè)健康安全管理體系要求》
《職業(yè)健康安全管理體系要求》GB T 28001GB T 28001--20122012
《施工管理部文件記錄與控制程序》
《施工管理部文件記錄與控制程序》XJNY1XJNY1--SGBSGB--0311303113
《
《文檔管理流程文檔管理流程》》XJNYXJNY--BPDBPD——PSPS226226
《公司文檔管理總則》伊泰新能發(fā)
《公司文檔管理總則》伊泰新能發(fā)[[2013]1332013]133號(hào)號(hào)
5. 職責(zé)職責(zé)
5.1
5.1 安全健康環(huán)保部安全健康環(huán)保部
負(fù)責(zé)公司
負(fù)責(zé)公司HSEHSE記錄的監(jiān)督檢查。記錄的監(jiān)督檢查。
5.2
5.2 裝置項(xiàng)目部（公用工程部）裝置項(xiàng)目部（公用工程部）
5.2.1
5.2.1 負(fù)責(zé)本裝置負(fù)責(zé)本裝置HSEHSE管理過程中形成的記錄填寫、收集、保管、標(biāo)識(shí)和管理；管理過程中形成的記錄填寫、收集、保管、標(biāo)識(shí)和管理；
5.2.2
5.2.2 負(fù)責(zé)檢查承包商負(fù)責(zé)檢查承包商HSEHSE記錄的形成的真實(shí)性和保存的完整性。記錄的形成的真實(shí)性和保存的完整性。
5.3
5.3 行政部行政部
負(fù)責(zé)
負(fù)責(zé)HSEHSE永久性記錄的保存。永久性記錄的保存。
5.4
5.4 監(jiān)理單位監(jiān)理單位
負(fù)責(zé)檢查承包商
負(fù)責(zé)檢查承包商HSEHSE記錄的形成的真實(shí)性和保存的完整性。記錄的形成的真實(shí)性和保存的完整性。
5.5
5.5 承包商承包商
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 6/7
5.5.1
5.5.1 根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主的要求建立根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)主的要求建立HSEHSE記錄的管理程序；記錄的管理程序；
5.5.2
5.5.2 保證保證HSEHSE記錄字跡清晰，標(biāo)識(shí)明確，并可追溯相關(guān)的活動(dòng)；記錄字跡清晰，標(biāo)識(shí)明確，并可追溯相關(guān)的活動(dòng)；
5.5.3
5.5.3 記錄保管應(yīng)便于查閱，避免損壞、變質(zhì)或遺失，應(yīng)規(guī)定記錄保存期限。記錄保管應(yīng)便于查閱，避免損壞、變質(zhì)或遺失，應(yīng)規(guī)定記錄保存期限。
6. 規(guī)定規(guī)定
6.1
6.1 記錄表格的設(shè)計(jì)與要求記錄表格的設(shè)計(jì)與要求
6.1.1
6.1.1 記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致，記錄表格的內(nèi)容應(yīng)與職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系文件協(xié)調(diào)一致，接口清楚。接口清楚。
6.1.2
6.1.2 記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計(jì)，并經(jīng)審核批準(zhǔn)方可使用。記錄表格由記錄產(chǎn)生部門設(shè)計(jì)，并經(jīng)審核批準(zhǔn)方可使用。
6.1.3
6.1.3 多部門使用的記錄表格由業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人審批。多部門使用的記錄表格由業(yè)務(wù)歸口負(fù)責(zé)人審批。
6.1.4
6.1.4 記錄表格編號(hào)按記錄表格編號(hào)按公司文件管理流程公司文件管理流程執(zhí)行。執(zhí)行。
6.2
6.2 記錄的填寫、收集、整理記錄的填寫、收集、整理
6.2.1
6.2.1 記錄必須用鋼筆或者簽字筆填寫，做到內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，填寫及記錄必須用鋼筆或者簽字筆填寫，做到內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，填寫及時(shí)。時(shí)。
6.2.2
6.2.2 職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系運(yùn)行過程中形成的記錄，由記錄產(chǎn)生部門指定人員職業(yè)健康環(huán)境安全管理體系運(yùn)行過程中形成的記錄，由記錄產(chǎn)生部門指定人員收集、整理。收集、整理。
6.2.3
6.2.3 記錄一般采用紙質(zhì)記錄形式，也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。記錄一般采用紙質(zhì)記錄形式，也可以采用磁盤、電子媒體或其他媒介等。
6
6.3 .3 記錄的保存、領(lǐng)用、作廢與銷毀記錄的保存、領(lǐng)用、作廢與銷毀
6
6.3.1.3.1 記錄的保存記錄的保存
6.3.1.1
6.3.1.1 對(duì)于工作過程中使用的記錄，填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不對(duì)于工作過程中使用的記錄，填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改，如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，將該項(xiàng)用單杠劃掉；各相關(guān)得隨意涂改，如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，將該項(xiàng)用單杠劃掉；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白；欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白；
6.3.1.2
6.3.1.2 相關(guān)記錄如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其相關(guān)記錄如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期；上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期；
6.3.1.3
6.3.1.3 各裝置項(xiàng)目部必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥各裝置項(xiàng)目部必須把所有記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有的記錄要保持清潔，字跡清晰，按規(guī)定的期限保存記錄；的地方，所有的記錄要保持清潔，字跡清晰，按規(guī)定的期限保存記錄；
6.3.1.4
6.3.1.4 由由安全健康環(huán)保部安全健康環(huán)保部按計(jì)劃對(duì)各裝置項(xiàng)目部按計(jì)劃對(duì)各裝置項(xiàng)目部HSEHSE記錄實(shí)施檢查或抽查。記錄實(shí)施檢查或抽查。
6.3.2
6.3.2 記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制記錄的發(fā)放、借閱和復(fù)制
6.3.2.1
6.3.2.1 各裝置項(xiàng)目部按照規(guī)定向安全健康環(huán)保部領(lǐng)用所需的各裝置項(xiàng)目部按照規(guī)定向安全健康環(huán)保部領(lǐng)用所需的HSEHSE記錄空白表；記錄空白表；
6.3.2.2
6.3.2.2 各裝置項(xiàng)目部保管的記錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，便于檢索，需借閱或復(fù)制須經(jīng)記錄管各裝置項(xiàng)目部保管的記錄應(yīng)裝訂成冊(cè)，便于檢索，需借閱或復(fù)制須經(jīng)記錄管理人員批準(zhǔn)，并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》登記。理人員批準(zhǔn)，并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》登記。
記錄控制管理程序 XJNY1-AHB-01018 0 版 7/7
6.3.3
6.3.3 記錄表的作廢與銷毀記錄表的作廢與銷毀
6.3.3.1
6.3.3.1 超過保存期或因其他特殊情況需要銷毀的記錄，應(yīng)由記錄管理人員填寫《文超過保存期或因其他特殊情況需要銷毀的記錄，應(yīng)由記錄管理人員填寫《文件銷毀記錄》，經(jīng)審批后執(zhí)行；件銷毀記錄》，經(jīng)審批后執(zhí)行；
6.3.3.2
6.3.3.2 因某種原因需保留的任何已作廢的記錄，都因某種原因需保留的任何已作廢的記錄，都要做上適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，與其它文件要做上適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，與其它文件明顯區(qū)分；明顯區(qū)分；
6.3.3.3
6.3.3.3 對(duì)要銷毀的記錄，應(yīng)由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。對(duì)要銷毀的記錄，應(yīng)由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
7. 記錄記錄
文件借閱、復(fù)制記錄；
文件借閱、復(fù)制記錄；
文件銷毀記錄。
文件銷毀記錄。
8. 附錄附錄
無(wú)
無(wú)

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