第四章? 文件的編制與審批

第19條 文件格式要求。

1.文件要有名稱、編號、版本、實施日期、編修/審核/批準人等。

2.文件的內容包括：目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。

3.文件應字跡清楚，標示明確。

第20條 管理手冊由管理者代表組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，由行政副總審核，集團總裁批準。

第21條 體系文件由有關職能部門編寫，部門負責人審核，交企業(yè)管理中心復核，行政副總批準。

第22條 施工組織設計和管理方案的編寫與批準執(zhí)行參照《施工組織設計、方案管理辦法》、《施工組織設計編寫與定期評審控制程序》和《管理方案編制及定期評價控制程序》。

第23條 工程管理文件由集團工程管理中心負責組織編寫，交企業(yè)管理中心復核，集團總裁批準。

第24條 制度文件由各職能部門編寫，部門負責人審核，相關部門會簽，集團領導批準。

第25條 文件的審批人應對文件的適宜性和充分性進行審批。

第五章? 文件的編號

第26條 公文的編號。公文由行政管理中心按文種統(tǒng)一進行編號，編號包括文種類別、順序號和年份等信息，具體編號規(guī)則參見《公文管理辦法》和《公司公文編號規(guī)則》。

第27條 檔案的編號。檔案采用多種方式進行編號，具體編號規(guī)則參見《檔案管理辦法》。

第28條 體系文件的編號。主要包括整合程序文件、質量管理體系文件、環(huán)境管理體系文件、職業(yè)健康安全管理體系文件、環(huán)境管理體系與職業(yè)健康安全管理體系整合的程序文件等，具體編號規(guī)則參見《文件、法律法規(guī)要求控制程序》。

第29條 制度文件的編號。

1.編號規(guī)則：

WYJS-□□□□-X□□-□□□□

部門代號? 順序號? 發(fā)布年號

2.部門代號：以集團部門名稱的前四個字拼音首大寫字母表示。經營管理中心、工程管理中心、企業(yè)技術中心、財務管理中心、行政管理中心、人力資源中心、企業(yè)管理中心、監(jiān)督審計中心的的代號依次為“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“XZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。

3.文種代號：X表示文種代號，其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作業(yè)文件”、E代表“表圖文件”。

4.順序號：以兩位或三位阿拉伯數(shù)字表示，如01,02等，可按邏輯順序排布，也可按時間順序排布。

5.發(fā)布年號：以公元紀年的四位阿拉伯數(shù)字表示，如2011，視情況可省略。

第六章? 文件的發(fā)放與簽收

第30條 文件發(fā)放前由文件發(fā)放部門提出文件發(fā)放范圍，根據(jù)文件性質由相應一級負責人批準后方可發(fā)放，其中管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心擬訂分發(fā)名單，經管理者代表批準后分發(fā)，同時做好文件發(fā)放記錄。

第31條 外來行政文件統(tǒng)一由行政管理中心負責控制，集團領導批示后進行傳閱或轉發(fā)。其他外來的管理性文件由行政副總批準發(fā)放范圍，行政管理中心執(zhí)行發(fā)放，或由行政管理中心把法規(guī)、標準等文件的名稱、代號書面或在OA辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買收集。

第32條 國家、行業(yè)發(fā)布的有關建筑業(yè)法律法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集，由集團企業(yè)技術中心把標準、規(guī)范、圖集的名稱、代號書面或在OA辦公平臺上通知有關部門、單位，由有關部門和單位自行購買。地方發(fā)布的有關建筑業(yè)法規(guī)、技術、質量標準、規(guī)范、圖集等由區(qū)域公司收集，報企業(yè)技術中心備案。

第33條 施工圖、施工圖會審紀要、工程變更設計聯(lián)系單，由區(qū)域公司技術部負責管理。

第34條 新文件的發(fā)放如涉及到原有文件的作廢，應在新文件發(fā)放后立即廢止，且廢止日期須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。

第35條 集團發(fā)放的文件必須辦理簽收手續(xù)。由行政管理中心提供《文件發(fā)放登記表》（見附件1）和《文件回收登記表》（見附件2），交相關收文人簽收。

第七章? 文件的保存

第36條 文件的保存形式。文件可以以書面形式或電子版形式保存，以電子版形式保存應有備份。

第37條 文件的原件由行政管理中心負責保存，副本由各部門負責保存。

第38條 文件要分類保存，便于閱覽。查閱和借閱文件程序參見《檔案管理辦法》。

第39條 當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件，同時交還原文件。文件丟失時，向文件發(fā)放部門重新申請領取新文件。

第八章? 文件的更改

第40條 文件需要更改時，應由更改提出人或更改提出部門負責人填寫《文件更改申請表》（見附件3），說明更改原因，對重要的更改還應附有充分的證據(jù)。

第41條 文件更改的審批，應由原審批部門審批，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批。

第42條 文件更改批準后，由文件歸口部門實施更改。

第43條 外來文件的更改應直接由相關文件的歸口管理部門，根據(jù)文件的有效性及時通知文件使用部門。

第44條 文件的更改/修訂方式。

1.劃改：當更改內容不多時，由更改部門下達更改通知單，寫明更改內容，由文件使用部門(人)在相應位置上劃改。

2.換頁：當修改內容較多時，由文件發(fā)放部門對相應頁重新打印后，與所有在用文件的相應頁進行撤換，收回舊頁。

3.換版：當文件需多處更改時，并經多次更改，影響使用時，由發(fā)放部門重印新版，進行更換。

4.文件更改次數(shù)以換頁為準，局部劃改可不作統(tǒng)計。換版則指文件整體換版，程序文件可以在特殊情況下進行單個文件換版。管理手冊換版時，所有程序文件應隨之換版。

第45條 文件版本修訂狀態(tài)。對于需要修訂的體系文件、制度文件等，應在文件標頭欄，按ISO9000標準標明文件的版本/修改狀態(tài)，例如初版未修改文件的“版本/修改狀態(tài)”為“A/0”，第4次修改后的“版本/修改狀態(tài)”為“A/4”，第5次修改則需換版，“版本/修改狀態(tài)”變?yōu)椤癇/0”。

第九章? 文件的廢棄與銷毀

第46條 作廢文件從各使用現(xiàn)場收回后，由歸口部門填寫《文件銷毀審批表》（見附件4），文件歸口部門負責人批準后，統(tǒng)一銷毀。作廢的管理手冊和程序文件經行政副總批準后銷毀。

第47條 若因法律或積累知識等需要保存和參考而保留的失效或作廢文件，必須作好作廢或失效的標識。

第十章? 附則

第48條 本辦法由集團企業(yè)管理中心、行政管理中心負責起草、修訂與解釋與監(jiān)督執(zhí)行。

第49條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第50條 附件：（1）文件發(fā)放登記表；（2）文件回收登記表；（3）文件更改申請表；（4）文件銷毀審批表。