第一章? 總則

第1條 為使集團(tuán)文件管理工作科學(xué)化、規(guī)范化，確保文件在使用過程中不發(fā)生內(nèi)容重復(fù)、遺漏等問題，便于文件的檢索、存檔，特制訂本辦法。

第2條 本辦法適用于全集團(tuán)范圍內(nèi)的文件管理工作。

第3條 本辦法的主要關(guān)聯(lián)制度有《公文管理辦法》、《檔案管理辦法》、《文件、法律法規(guī)要求控制程序》等。

第4條 主要職責(zé)。

1.集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件體系的總體規(guī)劃和重要文件的審批。

2.集團(tuán)企業(yè)管理中心：負(fù)責(zé)集團(tuán)文件發(fā)文審核及文件體系的策劃和組織實(shí)施，包括管理手冊、程序文件、記錄格式和相關(guān)文件資料等的組織擬定、保管發(fā)放、管理控制；監(jiān)督、指導(dǎo)集團(tuán)各中心、各區(qū)域公司管理好相關(guān)文件、資料。

3.集團(tuán)行政管理中心：負(fù)責(zé)公文、檔案類文件的整理、存檔、廢棄等工作。

4.集團(tuán)各中心：負(fù)責(zé)編制、修訂、完善本部門承擔(dān)的各項(xiàng)文件，并對文件的執(zhí)行進(jìn)行進(jìn)行監(jiān)督，收集反饋信息，不斷完善文件管理。

5.集團(tuán)監(jiān)督審計(jì)中心：負(fù)責(zé)策劃文件管理的監(jiān)督體系，并對文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查、提出改進(jìn)意見。

6.區(qū)域公司：負(fù)責(zé)執(zhí)行集團(tuán)下發(fā)的各項(xiàng)文件；收集所在地的相關(guān)法規(guī)與其他要求；建立健全本區(qū)域內(nèi)部文件管理體系，并及時(shí)整理并反饋給集團(tuán)企業(yè)管理中心。

第二章? 文件的類別

第5條 文件的分類方式很多，為便于管理，本辦法將文件分為公文、檔案、體系文件、制度文件四大類。同一文件可以同時(shí)歸屬兩個(gè)以上的文件類別，例如所有重要文件最終都?xì)w并為檔案。

第6條 公文。

1.定義：公文指公司在行政管理活動(dòng)或處理公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

2.分類：公文常見文種包括指示、決定、決議、通知、通告、布告、通報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、請示、申請、批復(fù)和函等。

3.公文管理：包括公文的收發(fā)、傳閱、督辦和歸檔等，詳見《公文管理辦法》。

第7條 檔案。

1.定義：檔案是指集團(tuán)各部門、區(qū)域公司在各個(gè)歷史時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。

2.分類：檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實(shí)物檔案等。

3.檔案管理：包括檔案的收集、整理、歸檔和保管等，詳見《檔案管理辦法》。

第8條 體系文件。

1.定義：管理體系一般有質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系，俗稱三大體系，是現(xiàn)代法定企業(yè)行業(yè)管理制度中的題中之義。

2.分類：體系文件包括手冊、程序文件、記錄和操作規(guī)程等。

3.體系文件管理：包括文件的編寫、編號(hào)、更新和歸檔等，具體管理辦法及文件內(nèi)容，詳見公司“三合一”管理體系。

第9條 制度文件。

1.定義：指為了維護(hù)正常的工作秩序，保證公司各項(xiàng)政策的順利執(zhí)行和各項(xiàng)工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規(guī)性或指導(dǎo)性與約束力的文件，是各種行政法規(guī)、章程、規(guī)劃、管理制度、工作文件等的總稱。

2.分類：本辦法將制度文件分為指令文件（規(guī)劃、策劃等）、管理文件（綜合型管理辦法）、流程文件（各類流程及其規(guī)范）、作業(yè)文件（說明書、工作操作手冊等）和表圖文件（各類統(tǒng)計(jì)圖表、分析圖表）。

3.制度文件管理：包括文件的編寫、編號(hào)、更新和歸檔等。

第三章? 文件的管理

第10條 企業(yè)管理中心為集團(tuán)文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立健全文件管理制度，加強(qiáng)集團(tuán)文件的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理，保證集團(tuán)文件管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

第11條 集團(tuán)各類發(fā)文在有效期內(nèi)均實(shí)行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執(zhí)行的指導(dǎo)和安排公司工作的文件。

第12條 對于公司以文本打印的形式下發(fā)的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內(nèi)，簽收人不得復(fù)印，如因復(fù)印導(dǎo)致的執(zhí)行非受控文件，造成的問題由執(zhí)行人負(fù)責(zé)。

第13條 文件的使用部門應(yīng)編制識(shí)別文件更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制清單，以確保在使用場所能得到有效版本的適用文件。

第14條 管理手冊和程序文件由企業(yè)管理中心統(tǒng)一編目、登記和管理。管理手冊和程序文件屬集團(tuán)的機(jī)密文件，任何人不得外泄。

第15條 工程類文件由工程管理中心（區(qū)域公司工程部）控制。

第16條 集團(tuán)企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)及時(shí)核查（每半年一次）法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖集等外來文件是否為現(xiàn)行有效版本，并及時(shí)將變更情況通知各有關(guān)部門和區(qū)域公司。地方性法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集等由區(qū)域公司技術(shù)部進(jìn)行核查，并將變更情況通知集團(tuán)及所屬項(xiàng)目部。

第17條 企業(yè)管理中心負(fù)責(zé)及時(shí)評審（每年不少于一次）集團(tuán)公司管理手冊、程序文件、目標(biāo)、指標(biāo)和公司下發(fā)文件的有效性，并將變更情況及時(shí)以書面形式通知相關(guān)部門。

第18條 體系文件在實(shí)施中發(fā)現(xiàn)由于組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生改變而變化時(shí)，由企業(yè)管理中心組織有關(guān)部門對原文件進(jìn)行評審，以確定是否需要更新，文件若發(fā)生修改，則須經(jīng)再次批準(zhǔn)。