第一章? 總 則
??????? 第一條? 為使公司公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，根據(jù)《鐵道部公文處理辦法》，結(jié)合哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司（以下簡稱“公司”）工作實(shí)際，制定本辦法。
??????? 第二條? 公文(包括電報，下同)是公司在行政管理過程中形成的具有規(guī)范體式的文書，是依法規(guī)范建設(shè)管理行為的重要工具。
??? 第三條?公文處理指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)
??? 聯(lián)、銜接有序的工作。
??????? 第四條? 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持依法合規(guī)、實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。
??? 第五條? 公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。公司綜合部是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)公文處理工作。
??????? 第六條? 公司每一名工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理有關(guān)規(guī)定，對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。
??? 第二章? 公文種類
??????? 第七條? 公司使用的公文種類主要有：
??? （一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項(xiàng)。
??? （二）決定。適用于對重要事項(xiàng)作出的決策和部署，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級機(jī)構(gòu)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
??? （三）命令（令）。適用于公布行政規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施、嘉獎有關(guān)單位和人員。
??? （四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。
??? （五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。
??? （六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
??? （七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
??? （八）通知。適用于發(fā)布傳達(dá)要求下級單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文、任免和聘用人員。??
??? （九）通報 。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況。
??? （十）報告。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，回復(fù)上級單位的詢問。
??? （十一）請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。
??? （十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項(xiàng)。
??? （十三）函。適用于不相隸屬的單位或部門之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
??? （十四）紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。
??? 第三章? 公文格式
??? 第八條? 公文格式可分為通用格式和特定格式。公文的通用格式一般指在發(fā)文單位標(biāo)志中帶有“文件”二字的公文格式。公文的特定格式是相對于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的補(bǔ)充，通常包括信函格式、命令（令）格式以及紀(jì)要格式等。特定格式公文的作用和效力與通用格式公文相同。
??? 第九條? 公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期、頁碼等要素組成。???
??? （一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。
??? （二）秘級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。
??????? （三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。
??????? （四）發(fā)文單位標(biāo)志。通用格式公文由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成；聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標(biāo)志中一般并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，主辦單位排列在前，如發(fā)文單位較多時，也可以單獨(dú)用主辦單位名稱。信函格式公文發(fā)文單位標(biāo)志不加“文件”二字；聯(lián)合行文時，使用主辦單位標(biāo)志。
??????? （五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用只主辦單位的發(fā)文字號。
??????? （六）簽發(fā)人。上行公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。上行公文需由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
??????? （七）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。
??? （八）主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
??? （九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。
??? （十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。
??? （十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
??? （十二）成文日期。署會議通過或者公司負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
??? 為準(zhǔn)，聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)的主辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。
??? （十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。
??? （十四）附注。印發(fā)傳達(dá)范圍或公文辦理聯(lián)系人、聯(lián)系電話等需要說明的事項(xiàng)。
??? （十五）附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
??????? （十六）抄送機(jī)關(guān)。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位。應(yīng)當(dāng)使用全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
??????? （十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。??
??????? （十八）頁碼：公文頁數(shù)順序號。
??????? 第十條? 公文中各要素的編排規(guī)則和公文排版、印制、裝訂等要求，按照鐵道部辦公廳發(fā)布的《鐵道部機(jī)關(guān)公文格式》(鐵辦辦〔2012〕68號)執(zhí)行。公文使用的漢字和詞語、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號，按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。
??? ?第四章? 行文規(guī)則?
??????? 第十一條? 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。行文關(guān)系應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。???
????? 第十二條? 公司內(nèi)設(shè)部門不得正式行文?！罢叫形摹笔侵敢浴肮疚募毙问较蚱渌麊挝恢瓢l(fā)公文?！耙院男问健毙形氖侵敢孕藕焦牡母袷叫形?。信函式公文除以“函”的文種外，還可以選擇與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的其他文種。
??? 第十三條? 公司制發(fā)的公文一般發(fā)給相關(guān)省、市、縣、區(qū)有關(guān)部門以及與工程建設(shè)相關(guān)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、物資供應(yīng)等單位。除重大事項(xiàng)需向中國鐵路總公司行文外，凡屬中國鐵路總公司部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)以函的形式向中國鐵路總公司部門行文，涉及幾個部門的可以抄送，亦不必抄送中國鐵路總公司。
??? 第十四條? “請示”應(yīng)一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的可用抄送，但不得抄送下級單位。
??? “意見”用于上行文時，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理；用于下行文時，一樣體現(xiàn)出強(qiáng)制性和約束力，下級單位應(yīng)遵照執(zhí)行；用于平行文時，所提意見供對方參考。
??? 除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以公司名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送“請示”、“意見”、“報告”。
???? “報告”不得夾帶請示事項(xiàng)。
??? 第十五條? 收到參建單位的“請示”或“意見”，公司必須做出處理或答復(fù)?！罢埵尽被颉耙庖姟睂?shí)行“催辦查辦通知書”制度，領(lǐng)導(dǎo)閱示后，綜合部送承辦部門，承辦部門限期反饋，綜合部并負(fù)責(zé)答復(fù)來文單位，無承辦部門的，由綜合部負(fù)責(zé)答復(fù)。??
??????? 第十六條? 公文要精簡，注重效用。
??????? （一）凡可一次行文的，不分別行文；可不行文的，不行文。會議已印發(fā)的材料和領(lǐng)導(dǎo)講話材料不再發(fā)文，通過當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式能解決的事務(wù)性問題不再發(fā)文。
??? （二）轉(zhuǎn)發(fā)的公文法規(guī)性、指令性較強(qiáng)的，可原文照轉(zhuǎn)；需部分貫徹執(zhí)行的，可摘要轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)部分；需結(jié)合實(shí)際細(xì)化貫徹的，應(yīng)根據(jù)原文精神另行擬文，原文不再轉(zhuǎn)發(fā)。被轉(zhuǎn)發(fā)的公文不要抄送原發(fā)文單位。
??? （三）壓縮文件篇幅和印數(shù)。公文內(nèi)容要簡明扼要，一般不超過3000字；控制發(fā)文范圍和印數(shù)，除發(fā)給直接辦理公文及其他有關(guān)單位外，無關(guān)單位一律不抄送。
??? 第五章? 發(fā)文辦理
??????? 第十七條? 公司發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，一般包括：擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、校對、用印、裝訂、封發(fā)等程序。???
??????? 第十八條? 以公司名義行文的種類及內(nèi)容劃分如下：
??????? （一）《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司文件》
??? 1.向上級單位或部門請示、報告重要工作；
??? 2.轉(zhuǎn)發(fā)上級單位或部門文件；
??????? 3.部署全局性的重要工作；
??????? 4.發(fā)布公司管理辦法；
??????? 5.發(fā)布重要獎懲事項(xiàng)；???
??? 6.其它需發(fā)《公司文件》的事項(xiàng)。???
??? （二）《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司函》
??? 1.公司與上級部門商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；
??? 2.公司與路局、省、市政府各部門(包括地方鐵路)，以及有工作關(guān)聯(lián)的區(qū)、縣(包括縣級市)、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)政府及其部門，其他人民團(tuán)體、企事業(yè)單位，商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)。
??? （三）《哈佳鐵路客運(yùn)專線有限責(zé)任公司會議紀(jì)要》。用于記載公司領(lǐng)導(dǎo)主持或委托召開的會議情況和議定事項(xiàng)。
??? 第十九條 擬稿草擬公文要按規(guī)定的發(fā)文稿紙格式逐項(xiàng)標(biāo)明。草擬公文要做到：
??????? （一）符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定；
??????? （二）事由清楚，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，書寫整齊，簡潔明了；
??????? （三）公文的文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定；???
??????? （四）擬制緊急公文，應(yīng)體現(xiàn)緊急原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度；???
??????? （五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引發(fā)文單位名稱、標(biāo)題，后引發(fā)文字號。使用非規(guī)范簡稱時，應(yīng)先用全稱并注明簡稱。引用外文或國際組織縮寫形式時，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文含義或規(guī)范的中文全稱。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日；
??????? （六）公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個層次時，序數(shù)順序?yàn)椤耙弧?、?．”；結(jié)構(gòu)為多層次時，序數(shù)順序?yàn)椤耙弧?、?一)”、“1．”、“( 1 )”。
??????? （七）使用國家法定計(jì)量單位；
??????? （八）根據(jù)來文擬辦的文稿，來文應(yīng)附在文稿后，以便審核、歸檔；
??????? （九）公文中的數(shù)字，除規(guī)章條目、成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略詞、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字；
??????? （十）受文單位要寫全稱或規(guī)范的統(tǒng)稱、簡稱；單位名稱不能表明所在地時，要在擬稿紙上注明地址以便及時投送；
??? （十一）擬寫、修改、簽發(fā)、批示公文，應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水，禁用純藍(lán)墨水和圓珠筆、鉛筆；可使用計(jì)算機(jī)打印設(shè)備擬寫文稿。
??? （十二）文件標(biāo)題字號應(yīng)使用二號宋體，正文標(biāo)題應(yīng)使用三號黑體，正文應(yīng)使用三號仿宋體；字間距應(yīng)用“標(biāo)準(zhǔn)”，行間距應(yīng)用“單倍行距”，同時根據(jù)需要可用“固定值”調(diào)整行間距。
??????? 第二十條? 會簽：會簽公文，主辦部門應(yīng)先簽署意見，然后交協(xié)辦部門依次簽署意見。
??????? 凡涉及其他部門職權(quán)范圍的事項(xiàng)，主辦部門必須與之協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文。如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)參加協(xié)調(diào)。經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致，主辦部門應(yīng)列明各方理據(jù)并附協(xié)辦、主辦部門的書面意見，報主管領(lǐng)導(dǎo)審定。
??????? 第二十一條? 審稿、核稿：對文稿質(zhì)量要層層負(fù)責(zé)把關(guān)。公司發(fā)文必須先由擬稿部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真審稿、把關(guān)，然后送綜合部核稿后，由綜合部送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。涉及有關(guān)法律事務(wù)的公文，必要時經(jīng)法律顧問核稿。上行公文和重要公文，須經(jīng)綜合部部長復(fù)核后送公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)；文稿改動較大，由擬稿部門清稿。審核、核稿人確認(rèn)公文無誤后，應(yīng)簽名并注明日期。
??????? 審稿、核稿的重點(diǎn)是：是否需要行文；行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文要求，公文格式是否規(guī)范；文稿內(nèi)容是否符合有關(guān)政策規(guī)定；處理意見是否明確具體，切實(shí)可行；與其他有關(guān)文件精神有無矛盾、重復(fù)；涉及其他部門的問題是否已經(jīng)協(xié)商一致；發(fā)送范圍是否恰當(dāng)；主題詞標(biāo)引是否準(zhǔn)確。
??????? 第二十二條? 校對：校對工作是保證公文質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)認(rèn)真、細(xì)致、準(zhǔn)確、及時。公司發(fā)公文由擬稿部門校對，每件公文至少全面校對兩遍，改正較多時，應(yīng)按程序復(fù)校，在確認(rèn)無誤后方可付印，校對人應(yīng)在文稿上簽名。綜合部在付印前，對文件及格式要全面檢查，如對文稿內(nèi)容有疑問，應(yīng)與核稿人聯(lián)系，不得隨意處理。
??????? 第二十三條? 簽發(fā)：以公司名義制發(fā)的公文，由公司主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或主管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人要署明姓名和日期，并對公文全面負(fù)責(zé)。經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的文稿不得擅自改動，如必須改動，應(yīng)由核稿人報經(jīng)簽發(fā)人同意。
??????? 第二十四條? 繕印：公司發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號?？樣∫瞎囊?guī)定格式，字跡清楚，整潔美觀，印數(shù)準(zhǔn)確。發(fā)文中如有非打印設(shè)備能繪制的圖表線條等，由擬稿部門自行繪制。??
??????? 第二十五條? 翻?。荷霞墕挝还某^密或注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或綜合部部長批準(zhǔn)可以翻印。翻印時，應(yīng)注明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。復(fù)制件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章或公章，視同正式公文妥善保管。
??????? 第二十六條? 用?。荷w章時，應(yīng)檢查原稿是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，打印是否清晰，印數(shù)是否準(zhǔn)確，對不符合規(guī)定的公文不予蓋章。
??? 第二十七條? 裝訂：裝訂前由擬稿部門對繕印的公文進(jìn)行檢查。檢查的重點(diǎn)是：密級、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文標(biāo)題、主送抄送單位、附件、印制版記是否正確。裝訂時要毛天齊地，毛左齊右，切忌多頁、少頁、倒頁，訂釘位置要按規(guī)定辦理，做到整齊美觀。公司發(fā)公文由擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂，會議材料由主辦部門和擬稿部門負(fù)責(zé)裝訂，其他簡報、材料由擬稿部門裝訂。
??? 第二十八條? 封發(fā)：綜合部應(yīng)建立發(fā)文登記制度，印發(fā)的公文由擬稿部門進(jìn)行封發(fā)。公文封發(fā)時，擬稿部門要對公文質(zhì)量進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查繕印是否清晰，有無多頁、少頁、倒頁等差錯，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與有關(guān)人員聯(lián)系糾正。
??? 第二十九條? 積極推進(jìn)辦公自動化建設(shè)步伐，逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，提高公文周轉(zhuǎn)速度和公文處理的效率。
??????? 第三十條? 嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和其他有關(guān)保密規(guī)定，加強(qiáng)秘密公文的管理。秘密公文在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，均應(yīng)辦理交接并采取相應(yīng)的保密措施，保證公文安全。閱辦機(jī)要電報，應(yīng)按保密規(guī)定按時收回，由綜合部保存。轉(zhuǎn)發(fā)秘密公文或密碼電報時，必須貫徹“密來密去”的原則，嚴(yán)禁密電明復(fù)或密明混用。絕密級公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸，其他秘密公文傳輸時，必須采用加密裝置。
??? 第六章? 收文辦理
??? 第三十一條? 收文辦理指對收到公文的辦理過程，一般包括：簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等程序。公司各部門要高度重視，指定專人負(fù)責(zé)本部門的公文處理工作，收文處理工作歸口綜合部統(tǒng)籌管理。
??? 第三十二條? 收文：綜合部應(yīng)執(zhí)行收文登記制度，指定專職人員統(tǒng)一簽收、拆封、分類、編號、登記，加貼《公文處理單》后，送交綜合部部長或主管副部長按照領(lǐng)導(dǎo)分工分別簽署呈批意見；綜合部文電管理人員按照綜合部部長或主管副部長簽署的意見，將公文分送公司領(lǐng)導(dǎo)閱批，待領(lǐng)導(dǎo)批示后由綜合部文電管理人員送其他領(lǐng)導(dǎo)傳閱或送主辦部門辦理；綜合部部長和主管副部長同時因公出差，由綜合部文電管理人員直報領(lǐng)導(dǎo)閱批，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求辦理；節(jié)假日、雙休日遇有需要緊急辦理的公文，綜合部文電管理人員需要向綜合部部長或主管副部長說明文電內(nèi)容、緊急程度，由綜合部部長或主管副部長向領(lǐng)導(dǎo)匯報后，由綜合部文電管理人員按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。
??? 公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人參加會議或從其他渠道收到的公文，應(yīng)交綜合部登記后辦理。
??? 收到上報的公文如不符合本實(shí)施細(xì)則規(guī)定的，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可退回發(fā)文單位并說明理由。
??? 第三十三條? 公文承辦：承辦部門收到交辦的公文后，應(yīng)按照公文事由或領(lǐng)導(dǎo)要求及時辦理，不得延誤、推諉，一般公文應(yīng)在1個工作日內(nèi)辦結(jié)，做到日事日畢；內(nèi)容緊急的公文要指定專人，跟蹤處理，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦。各主辦（承辦）部門當(dāng)日辦理的公文要于17時前將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。凡需超過辦理時限的，主辦部門應(yīng)預(yù)先說明理由。對不屬于本部門職能范圍或不宜由本部門辦理的應(yīng)及時向交辦領(lǐng)導(dǎo)匯報或與交辦部門聯(lián)系，并退回公文原件。
??? 第三十四條? 公文傳閱：領(lǐng)導(dǎo)間傳閱公文，由綜合部文電管理人員根據(jù)實(shí)際情況，在領(lǐng)導(dǎo)傳閱后第一時間完成傳遞程序。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)出差在外不能及時傳閱時，重要文電由綜合部文電管理人員將公文復(fù)印后放在出差領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上待閱，原文按照程序繼續(xù)傳閱或承辦；遇有緊急待辦公文，由綜合部主管副部長或文電管理人員第一時間向外出領(lǐng)導(dǎo)匯報，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理。需要相關(guān)部門傳閱的公文，由綜合部文電管理人員送傳，傳閱后由公文傳閱部門將公文原件送回綜合部文電管理人員保存。公文每發(fā)生一次閱辦部門或閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)綜合部登記，不要直接傳遞和橫傳，以隨時掌握公文去向，避免漏傳或延誤，保證辦理或查詢及時方便。
??????? 第三十五條? 審批公文：主批人應(yīng)簽署明確意見，并寫全姓名和審批時間。其他審批人圈閱(需注明時間)，應(yīng)視為同意。沒有請示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。???
??? 第三十六條? 公文督辦：凡帶有“請XX部門閱辦”、“上報”、“反饋”、“落實(shí)”等字樣批示的公文，由綜合部跟蹤督辦，承辦部門要按照時限要求及時上報，同時向綜合部反饋情況，保證工作得到落實(shí)。
??? 第七章? 公文歸檔、銷毀
????? 第三十七條? 立卷歸檔：公文辦結(jié)后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文以及公文原稿和有關(guān)材料整理(立卷)、歸檔。公司檔案收集、整理、立卷、歸檔工作由產(chǎn)生公文以及公文原稿和有關(guān)材料的部門負(fù)責(zé)；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本；公司綜合部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查檔案的日常管理工作。
??? 立卷、歸檔應(yīng)做到：
??? （一）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
??? （二）正確反映本單位(部門)的主要業(yè)務(wù)工作情況，有利于保管、查找和利用。
??? （三）立卷范圍應(yīng)按公司有關(guān)檔案管理辦法規(guī)定的歸檔范圍執(zhí)行，并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
??? （四）應(yīng)歸檔的公文要收集齊全，分類準(zhǔn)確，組卷合理；卷內(nèi)公文排列系統(tǒng)，編號清楚；案卷標(biāo)題簡明確切，語言通順；裝訂要整齊、結(jié)實(shí)，卷皮字跡要工整。
??? （五）實(shí)行公文無紙化傳遞后，在電子檔案未推行前，仍按原辦法立卷、歸檔。
??? （六）各部門要嚴(yán)格按照歸檔時間、歸檔范圍和歸檔程序開展公文歸檔工作。
??? 第三十八條? 銷毀：沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)本單位(部門)有關(guān)人員鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，在立卷、歸欄工作結(jié)束后銷毀。一般公文，在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳記或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。
??? 第三十九條? 單位合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；單位撤銷時，需要?dú)w檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
??? 第四十條? 工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
??? 第四十一條? 公司文件主辦部門名稱及代字：綜合部-綜合，工程管理部-工程，計(jì)劃財務(wù)部-計(jì)財，安全質(zhì)量部-安質(zhì)，物資設(shè)備部-物設(shè)。
??? 第四十二條? 以《公司文件》行文，其發(fā)文字號為：“哈佳XX（主辦部門代字）〔201X〕XX號”。
??? 第四十三條? 以《公司函》行文，其發(fā)文字號為：“哈佳XX（主辦部門代字）函〔201X〕XX號”。
??? 第八章? 附 則
??????? 第四十四條? 公司公文處理有關(guān)簿冊式樣由綜合部統(tǒng)一規(guī)定。司法、外事文書等特殊公文，依照有關(guān)規(guī)定辦理。
??? 第四十五條? 公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力。公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
??? 第四十六條? 本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。
??? 第四十七條? 本辦法自發(fā)布之日起實(shí)行。
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