1、 分廠在做好采購計劃的同時，要嚴格控制物品的采購數(shù)量，保證配品備件的數(shù)量適中。
2、 設(shè)備或配件領(lǐng)用后，分廠要了解其質(zhì)量保證期限，明確其性能指標(biāo)，對投入使用的情況進行跟蹤，屬于固定資產(chǎn)的要及時辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，建立設(shè)備技術(shù)檔案，完善設(shè)備一覽表及設(shè)備臺帳。
3、 分廠在領(lǐng)用過程中，對通過目測發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題的配件，應(yīng)要求倉庫進行退換，并有義務(wù)將生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商反饋到生產(chǎn)部及采購部；在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，首先要客觀公正的分析原因，確認責(zé)任人，屬于我方責(zé)任的要處理相關(guān)責(zé)任人，屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題要及時反饋給采購部。
4、 首次出現(xiàn)質(zhì)量問題的備件，填寫〈〈備品配件質(zhì)量問題登記表〉〉，寫明名稱、型號、使用時間、問題癥狀、出現(xiàn)問題時間、生產(chǎn)廠家，反映到生產(chǎn)部，由生產(chǎn)部確認后送到采購部處理。
5、 采購部填寫處理意見后，分廠拿回保存待質(zhì)量問題處理結(jié)束后，由采購部或生產(chǎn)廠家簽字確認；若處理結(jié)束后仍出現(xiàn)質(zhì)量問題，分廠要及時與采購部聯(lián)系，要求重新解決，情況嚴重的可提出延長質(zhì)保期。
6、 針對廠家不能及時解決或采購部處理不當(dāng)?shù)?，可填寫〈〈物品質(zhì)量問題投訴單〉〉交于審計部，由審計部幫助督促處理。
7、 備件出現(xiàn)各種問題，分廠要及時、詳細做好記錄，同時要注明給我方帶來的損失情況。
8、 產(chǎn)品在使用過程中，若無質(zhì)量問題，在填寫使用情況時，要注明使用時間、使用地點、使用情況，簽署姓名和日期。
9、 對于因工藝條件改變或未能投入使用的要詳細說明原因，避免出現(xiàn)敷衍了事、推諉扯皮的現(xiàn)象。

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