會計電算化是以電子計算機為代表的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱。廣義上講會計電算化包含與之有關的所有工作，如會計電算化人才的綜合培訓、電算化代替手工記賬及財務分析等。其具有以下優(yōu)點：首先，會計電算化在財務處理過程中除需對相應的原始憑證編制記帳憑證時進行必要的人工處理外，記帳、報帳和報表編制均由相應的會計軟件系統(tǒng)自動生成，從而大幅度降低了會計工作者的勞動強度，提高了工作效率；其次，電算化系統(tǒng)軟件大幅度提高數(shù)據(jù)處理的準確性和及時性，建立了財務數(shù)據(jù)分析及參與事前預測、事中控制的反饋機制，實現(xiàn)了信息、資金和物流三者有機結合，提高了企業(yè)在市場競爭中的反應能力，有利于及時調(diào)整策略，實現(xiàn)利潤最大化；最后，由于電算化軟件系統(tǒng)設置好標準數(shù)據(jù)表格樣式，提高了會計工作的規(guī)范性。
??????? 作為已經(jīng)在大中城市普遍應用的電算化技術，在偏遠地區(qū)及小縣城發(fā)展卻不盡人意，由于會計人員的綜合素質(zhì)偏低和硬件設備條件的限制，在實行過程中尚存在一些技術方面的不足和安全方面的隱患。
??????? 要使得電算化順利運用必須具備兩大條件：第一是合格軟件、硬件的支持，保證電算化過程中不會因為設備故障和程序缺陷而導致工作失誤或者中斷；第二則是要有合格的會計電算化工作者來熟練操作電算化系統(tǒng)以及維護其正常運行。
??????? 一、提高會計電算化軟硬件安全性的措施
??????? “工欲善其事、必先利其器”，會計電算化的物質(zhì)基礎是計算機、機房以及附屬的設備。
??????? （一）選擇正版操作系統(tǒng)是確保安全的前提
??????? 實際工作中，一些部門電算化機房里的計算機尚未安裝正版系統(tǒng)軟件，表面上看是節(jié)省了開支，深層次卻可能導致系統(tǒng)不能在第一時間自動更新漏洞，極易被病毒或木馬趁虛而入，造成重要經(jīng)濟數(shù)據(jù)泄露或者遺失。
??????? 常見的盜版Windows系統(tǒng)一般采用軟刷，缺點是如果在會計電算化處理過程中，由于系統(tǒng)后臺升級程序被微軟公司覺察到，計算機將直接黑屏，數(shù)據(jù)可能丟失；另外一種是硬刷，即修改BIOS信息，但是一旦失敗電腦就會無法開機，后果十分嚴重。
??????? 所以要想保證會計電算化的安全，第一步就必須檢查機房計算機的操作系統(tǒng)是否正版。
??????? （二）選擇合適的電算軟件是成功的關鍵
??????? 選擇會計電算化軟件時也要慎重，目前市面有許多種，運用較廣的有金蝶和用友。一些企業(yè)在選擇時存在盲目跟風現(xiàn)象，即浪費了財力，選購的軟件又不能滿足自身業(yè)務需求。
??????? 選擇的時候可以先從功能方面進行考慮，先挑出能勝任所需財務工作的軟件，軟件中的會計科目名稱、編號方法、輸入的記帳憑證格式等應符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，軟件應當有適應財務部門使用且符合國家統(tǒng)一會計制度的會計核算方法，供用戶選擇。軟件應當具備記帳憑證打印輸出功能，可以提供原始憑證打印輸出功能，提供會計帳簿、會計報表打印輸出功能，打印輸出格式和內(nèi)容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定；其次是安全性，考慮到人的因素，軟件應具備基本的防止誤操作和作弊的功能，對一些原始程序數(shù)據(jù)要具備防止非法程序或者人為篡改的加密措施，對于一些突發(fā)情況有相應的應對方法，如斷電前具有數(shù)據(jù)暫存功能；最后從價格方面考慮，在具有同種功能的軟件中選擇性價比較高一方。
??????? （三）完善的應急設備是零失誤的保證
??????? 對于比較重要的臺式計算機（由于沒有內(nèi)置電源）可加載不間斷電源（UPS），保障會計電算化軟件在突發(fā)停電后能由UPS暫時供電使得計算機能持續(xù)一斷時間以便緊急存盤，保證重要信息的安全。需要注意的是UPS是損耗品，隨著使用時間延長而供電時間有所減短，如預計停電時間大于UPS供電時間，應由專職維護人員關閉機房里的服務器，避免數(shù)據(jù)的丟失。
??????? （四）整潔的環(huán)境利人利機
??????? 保持電算化機房的干凈衛(wèi)生不僅能使會計工作者身心健康，也能有效的預防計算機故障的發(fā)生，干燥、無塵和涼爽的環(huán)境能使計算機在最佳狀態(tài)運行，保障會計工作順利進行。
??????? 二、會計人員電算化過程中應遵循的安全常識
??????? “天時不如地利、地利不如人和”，會計電算化順利實施的關鍵在于人，即操作員是否具備較高的綜合素質(zhì)，不僅要具備財會方面的專業(yè)知識和計算機操作方面的基本能力，還要有一個會計工作者所具備的強烈榮譽感和高度責任感。
??????? （一）小密碼、大學問
??????? 實行電算化的部門的會計人員應按照規(guī)定設置操作權限和密碼，實行不相容崗位的分離，實行必要的上機操作登記制度。對于密碼，相關操作人員嚴禁隨意向他人泄露，密碼的設置盡量避免生日或者電話號碼等容易被猜出的簡單數(shù)字組，并定期更換。
??????? （二）常備份、勤檢查
??????? 建立電算化檔案管理制度，并及時對會計數(shù)據(jù)進行備份，對存儲在磁性介質(zhì)上的程序文件和相應數(shù)據(jù)文件，進行必要的加密或者其他保護措施，防止被非法篡改。定期對備份文件進行安全檢查，防止惡意篡改或者因環(huán)境等原因?qū)е聜浞莸拇疟P消磁以及損傷。
??????? （三）少聯(lián)網(wǎng)、多殺毒
??????? 在外網(wǎng)上進行電算化操作的計算機上，要及時更新殺毒軟件，如不需聯(lián)網(wǎng)工作時可斷開互聯(lián)網(wǎng)，保證其工作環(huán)境的安全性；在內(nèi)網(wǎng)上進行操作的計算機，應安裝相應的內(nèi)網(wǎng)防火墻和殺毒軟件。
??????? 三、與會計電算化相關的安全隱患及預防措施
??????? 電算化給我們會計工作帶來方便的同時，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和風險。以前的財務泄密由于傳播途徑有限，在較短時間內(nèi)很難大范圍散布開去，而引入計算機和互聯(lián)網(wǎng)的會計工作中，一組保密的財務數(shù)據(jù)的傳播速度很可能是“一日千里”?！扒Ю镏蹋瑲в谙佈ā币粋€小小的失誤會帶來災難性后果，一個小小的不經(jīng)意的習慣可能毀掉一個會計工作者的大好前途。區(qū)別于傳統(tǒng)的手工會計，由于電算化引入了電子設備，一些看似與財務工作本身無關的疏漏也同樣會泄露數(shù)據(jù)。
??????? （一）移動設備隨意讀寫埋禍根
??????? 董教授，是某大學知名教授，愛崗敬業(yè)。由于需要查閱資料，其家中的電腦接入了國際互聯(lián)網(wǎng)。董教授白天在辦公室辦公電腦上工作，晚上在家用個人電腦工作，經(jīng)常用U盤將未完成的工作內(nèi)容在兩個電腦間相互拷貝。自2005年以來，董教授辦公電腦內(nèi)的二百多份文件資料竟鬼使神差般地“跑”進了互聯(lián)網(wǎng)，造成重大泄密。經(jīng)上級保密委員會審查鑒定，涉密文件資料達三十多份，董教授受到降職降銜、降職稱的嚴肅處理。
??????? 案例中，將董教授的文件資料“偷”走的是一種叫“輪渡”的木馬病毒，典型的代表是Autorun.inf。移動設備在很大程度上方便了信息人員的日常工作，但是不能一葉障目而放松了對安全方面的警惕，小小的移動設備極易成為木馬病毒傳遞的公交車。在普通電算化計算機上要養(yǎng)成盡量少的借助移動設備讀寫信息的習慣，在計算機病毒查殺的同時也不能忽略對移動設備的定期掃描殺毒；財務涉密電腦與普通電腦、內(nèi)網(wǎng)電腦與外網(wǎng)電腦的移動存儲設備要分開。