一、編制目的
規(guī)范安全記錄，確保安全記錄的有效性、完整性。
二、適用范圍
本制度適用于項目部安全生產管理記錄的收集、標識、編目、歸檔、保存、維護、查閱、保留和處理等管理。
三、工作職責
安全科負責安全記錄的規(guī)范審查，負責職責范圍內各項安全記錄的填寫和管理，負責對安全記錄進行管理。
四、工作程序
（一）安全記錄規(guī)范
記錄名稱：簡短反映記錄對象。
記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標記，每種記錄只有一個編碼。
記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標記。
記錄內容：按記錄對象要求，確定編寫內容。
記錄人員：記錄填寫人、負責人、審批人等。
記錄時間：按活動時間填寫，應注明年、月、日。
記錄單位名稱。
呈送單位、報送單位。
保存期限和保存部門 。
（二）主要安全記錄項目
事故 、事件記錄：
風險評價信息;
培訓記錄；
安全管理人員任命書；
“平安工地”評價報告；
事故調查報告；
安全檢查記錄；
安全生產會議紀要；
現(xiàn)場安全措施紀要；
隱患整改記錄；
安全活動記錄；
許可文件；
應急演習記錄；
承包商與供應商信息；
維護與校驗記錄；
技術資料圖紙；
其他安全記錄。
（三）安全記錄應符合下列規(guī)定
內容真實、準確、清晰；
填寫及時、簽署完整；
編號清晰、標識明確；
易于識別與檢索；
完整反映相應過程；
明確保存期限。
記錄采用書面和電子媒體，如硬盤、磁帶、磁盤、光盤等其他媒介。
記錄必須使用黑色或藍色墨水或圓珠筆填寫，不準用其它顏色的墨水的筆填寫記錄。
記錄要按實際發(fā)生的時間進行記錄，不準超前或拖后記錄；
表格類記錄要按表式內容進行全面認真的記錄，做到書寫規(guī)整，字跡清楚，不準少記或漏記，不準隨意亂寫亂畫，不準弄虛作假，偽造內容，任意涂改。
缺項中的部分應注明原因，不能和劃線代替，不能留空白。
記錄表格要求記錄者、負責人或審核人簽字，不準代簽記錄。
記錄能追溯相關的活動、產品或服務。
記錄應及時收集整理、歸檔、標示和評審。對過時或需要修改補充的文件，要在規(guī)定時間下《記錄更新登記表》給單位，并限期根據(jù)PDCA循環(huán)編寫合格后，由安全科存檔并通知相關人員執(zhí)行。
記錄應妥善保管、便于查閱、避免損壞、變質或遺失，應規(guī)定其保存期限并予以記錄。
（四）安全記錄管理
1.記錄應妥善保存，記錄原件一般不準外借，只有在記錄保管員處查閱，特殊情況下，須經領導同意，并辦理借閱登記手續(xù)，在規(guī)定時間內送還。
2.貯存于計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內的記錄，要復制備份文件，以防原始記錄丟失，應注意計算機應用軟件的更新以及為調用記錄所必須的硬件和軟件的可獲得性，同時要規(guī)定各類記錄調用的授權和設置防火墻，以及其他所需的信息安全措施，各種電子媒體記錄也要進行控制，不能隨意復制、拷貝，如需復制、拷貝須經該單位領導同意。
3.具有法律效力的記錄需長期保存。
4.記錄不得隨意復印，經分管安全副經理批準復印時，應辦理登記手續(xù)，填寫《記錄借閱登記表》。
5.安全科將定期、不定期對安全標準化相關記錄的管理進行監(jiān)督檢查和評審，發(fā)現(xiàn)問題要求其積極整改。
（五）安全記錄的標識和檢索
1.根據(jù) 《文件和資料控制管理制度》，每一安全記錄表式均應按規(guī)定有唯一的編號，內容主要是標題（名稱），編號。
2.安全科編制《安全文件目錄一覽表》以便檢索和管理并定期更新，并將安全記錄表收集匯總成《安全管理記錄匯總》。