一?? 總? 則
1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理，提高文書檔案工作質(zhì)量，保證和維護檔案的安全、完整，進一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法，結(jié)合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二?? 檔案管理的機構和職責
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應保持相對的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報行政部備案，如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職，應將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應當忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內(nèi)容。
三? 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料，即把好文件“質(zhì)量關”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質(zhì)量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。
四、歸檔范圍
1、公司應歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。
4、公司對內(nèi)進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料，參加上級部門會議帶回的會議材料，公司內(nèi)部會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關法律文書等文件材料。
8、公司的財務報表、賬本、憑證等。
9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五?? 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應根據(jù)業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。
5、專（兼）職檔案管理員應及時將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質(zhì)量，各相關部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交；
2、《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內(nèi)容：文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標準為：先大類（行政管理、經(jīng)營、科研、后勤），后部門（董事會、行政、人事、財務部、項目部等），再小類（文件在前、資料在后）。
5、保管期限分為永久、長期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長期（30年、10年）兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：
（1）從維護公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內(nèi)容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
（2）凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的，在維護公司權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值，對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管；
（3）凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有查考利用價值，在維護公司權益方面具有憑證性價值的文件材料，應定為長期保管。
7、案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的 有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開；絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；工程資料放在項目驗收年度；其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內(nèi)文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
12、有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構、年度、保存期限、編號次序進行保管，并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用，定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內(nèi)須進行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時，應嚴格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負責人對查（借）閱人、查閱檔案內(nèi)容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查（借）閱檔案員工應根據(jù)申請內(nèi)容進行查閱，對檔案內(nèi)容與本身工作無關的檔案，一律不得查閱。
3、檔案查（借）閱的批準人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經(jīng)理批準，秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料，檔案室可提供復印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應及時交還檔案室。嚴禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復印和復制。
查（借）閱檔案人員須愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時吸煙，以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準可用于公司內(nèi)部學習、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期整理，進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關職能部門經(jīng)理嚴格審查，并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司相關系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前，應將需銷毀檔案在清單一一列明，報行政部經(jīng)理審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的，由公司行政部責令限期改正；情節(jié)嚴重的，報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。
1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準，私自復印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉(zhuǎn)借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內(nèi)容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經(jīng)總裁或主管副總裁審批，修改時亦同。
本規(guī)定施行后，凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2017年10月30日起試實行。
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