1目的

為加強(qiáng)公司文件檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，更好地為企業(yè)建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

2適用范圍

適用于公司各部門及崗位。

3職責(zé)

3.1辦公室負(fù)責(zé)對文件檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

3.2辦公室負(fù)責(zé)公司文件檔案的歸檔管理，為各部門提供檔案服務(wù)，負(fù)責(zé)公司檔案的歸口管理。

3.3檔案管理員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)對所保管檔案進(jìn)行全面核對，確認(rèn)無誤，由分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)交，辦理檔案移交手續(xù)。

4內(nèi)容

4.1公司文件材料的形成與標(biāo)識(shí)

4.1.1凡是反映企業(yè)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文書材料，應(yīng)由各部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)收集、整理，及時(shí)送交辦公室；

4.1.2公司檔案是指在生產(chǎn)經(jīng)營和管理等活動(dòng)中形成具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子及其他載體的文件材料，包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、電子檔案、聲像檔案等；

4.1.3辦公室負(fù)責(zé)接收外來文件和各部門遞交的文件材料，按時(shí)間順序在材料上標(biāo)明序號(hào)，易于查找；

4.1.4公司檔案設(shè)置十二個(gè)一級(jí)類目（附表），并根據(jù)檔案特點(diǎn)和保管要求，劃分永久、長期、短期三類歸檔存放；

4.1.50—3類歸檔的文件材料，由相關(guān)人員收集、整理、預(yù)立卷，次年六月底前移交檔案室；

4.1.65—7類（4產(chǎn)品類空缺）設(shè)備檔案要求在重大設(shè)備開箱時(shí)，技術(shù)檔案人員必須參加，并對隨機(jī)技術(shù)資料進(jìn)行核對整理歸檔?；?xiàng)目檔案從建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)開始，檔案部門應(yīng)跟蹤收集，參與項(xiàng)目的初步驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)交辦公室檔案室。凡歸檔的資料不完整或不正確的工程，不得驗(yàn)收合格；

4.1.7會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿后由財(cái)務(wù)金融部按照歸檔要求整理立卷、裝訂成冊，形成會(huì)計(jì)檔案保管清冊，編制會(huì)計(jì)檔案移交目錄移交檔案室統(tǒng)一管理。會(huì)計(jì)檔案交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或蓋章；

4.1.8聲像、實(shí)物等專門檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或年底向檔案室移交。

4.1.9重要文件舉例：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；

（2）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；

（3）公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議；

（4）會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；

（5）公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；

（6）公司的請示與上級(jí)批復(fù)文件；

（7）公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；

（8）公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；

（9）公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

（10）公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄，以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；

（11）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；

（12）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；

（13）公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的簡報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（14）公司制定的章程、制度等文件材料；

（15）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；

（16）公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；

（17）公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；

（18）公司重大活動(dòng)中形成的請示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；

（19）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件。

4.2文件材料的歸檔

4.2.1文書檔案按年度立卷歸檔，各部門在工作中形成的文書材料在次年二月底前全部移交至辦公室統(tǒng)一管理，對重要的檔案資料，拷貝后送交檔案室保管；

4.2.2辦公室對移交的檔案資料必須認(rèn)真驗(yàn)收，確保文書材料的完整性；

4.2.3對規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定進(jìn)行移交集中管理，不得由承辦部門或個(gè)人分散保存；

4.2.4歸檔的文件、材料、圖表要求字跡工整、清晰，符合書寫格式，禁止用鉛筆、圓珠筆和純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料書寫，以保持檔案材料的耐久性；

4.2.5接收檔案要按照移交目錄驗(yàn)收，做到帳物相符，并辦理移交手續(xù)。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理員應(yīng)會(huì)同相關(guān)經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任；

4.2.6文件材料立卷歸檔后，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編目、上架；

4.2.7會(huì)議召集部門應(yīng)及時(shí)通知檔案人員參加基建項(xiàng)目竣工會(huì)、設(shè)備開箱交接會(huì)，收集項(xiàng)目技術(shù)文件和資料。

4.3文件/檔案的管理

4.3.1檔案柜必須具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施；

4.3.2存放檔案必須有專用加鎖柜，箱柜排列要整齊規(guī)范、便于查找；

4.3.3定期檢查檔案的保管狀況，做到帳物相符，對破損檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制。

4.4文件/檔案的借閱利用

4.4.1借閱者必須嚴(yán)格辦理借閱登記手續(xù)，凡要借閱檔案，必須詳細(xì)填寫《檔案借閱登記表》，查閱完畢，盡快還回，以防遺失；

4.4.2外單位借用本單位檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，填寫《檔案借用申請表》；

4.4.3按規(guī)定進(jìn)行檔案查閱、復(fù)制登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制檔案的人員嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。

4.5文件/檔案的銷毀

4.5.1根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)每五年一次，在董事長領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案管理部門和有關(guān)部門專業(yè)人員共同組成鑒定、銷毀小組，對檔案進(jìn)行鑒定與銷毀；

4.5.2銷毀失去保存價(jià)值的檔案，須由鑒定銷毀小組提出意見，填寫《檔案銷毀登記表》，經(jīng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣并簽名以示負(fù)責(zé)。

4.6文件的管理

4.6.1本公司為確保文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別，由辦公室編制“有效文件清單”，注明其現(xiàn)行修訂狀態(tài)。

4.6.2為確保在使用處可獲得有關(guān)版本適用文件，本公司控制如下：

（1）對于現(xiàn)場需使用的文件，由辦公室負(fù)責(zé)將文件復(fù)制后發(fā)放到各部門及崗位，并在“文件發(fā)放（回收）登記表”上登記。

（2）文件分“受控”和“非受控”，在發(fā)放前應(yīng)加蓋“受控”章或“非受控”章，并注明發(fā)放號(hào)。

（3）“受控”文本僅限本公司內(nèi)部使用，不得隨意借出和復(fù)制，公司內(nèi)不得使用未加蓋“受控”章的復(fù)印件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即收回銷毀。

（4）對“非受控”文本，本公司僅負(fù)責(zé)在發(fā)放時(shí)是最新有效文件，但不再負(fù)責(zé)更改換版的控制。

（5）因破損而重新領(lǐng)用的新文件分發(fā)號(hào)不變，由所屬部門至辦公室辦理補(bǔ)領(lǐng)手續(xù)，并說明原因，在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，應(yīng)給新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)作廢，必要時(shí)，將作廢文件分發(fā)號(hào)通知各部門。

（6）文件的回收也應(yīng)在“文件發(fā)放（回收）登記表”上登記。

4.6.3文件的更改和換版

（1）當(dāng)文件需要更改時(shí)，由文件更改提出部門填寫“文件更改申請/審批單”，說明更改原因和更改內(nèi)容，由原審批人員進(jìn)行評審和審批，當(dāng)授權(quán)其他部門審批時(shí)，必須提供必需的背景資料。

（2）文件更改批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門實(shí)施更改，對原受控文件逐一進(jìn)行換頁更改。

（3）文件經(jīng)過多次更改或大幅度更改須進(jìn)行換版，按相關(guān)制度和條款的規(guī)定重新審批、發(fā)放，并收回舊版本文件。

（4）文件的修訂、評審按《安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作規(guī)程評審和修訂管理規(guī)定》執(zhí)行。

4.6.4文件的作廢

（1）作廢文件由辦公室負(fù)責(zé)回收，并在作廢文件上加蓋“作廢”章。

（2）作廢文件除留1份存檔外，其余經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由辦公室銷毀，防止作廢文件的非預(yù)期使用，辦公室在“文件記錄銷毀單”上做好登記。

（3）對留存的作廢文件還應(yīng)加蓋“保留”章。

4.6.5文件各使用部門應(yīng)確保文件清晰、整潔和完好。

5相關(guān)記錄

5.1《文件/檔案借用申請表》

5.2《文件/檔案借閱登記表》

5.3《文件/檔案銷毀登記表》

5.4《有效文件清單》

5.5《文件發(fā)放（回收）登記表》

文件/檔案借用申請表

文件/檔案借閱登記表

文件/檔案銷毀登記表

有效文件清單

文件發(fā)放（回收）登記表