為加強(qiáng)對(duì)會(huì)議時(shí)間的控制，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度
2、范圍
本會(huì)議管理制度適用于公司主辦的各種行政辦公會(huì)議
會(huì)議分類及組織
（1）公司級(jí)會(huì)議：參加人員為公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員，每周召開一次。會(huì)議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持
?????? ⑶部門會(huì)議：系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會(huì)，每周一召開。會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)經(jīng)理主持
⑷專業(yè)會(huì)議：系公司內(nèi)部的技術(shù)、銷售業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)綜合會(huì)（如經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)、質(zhì)量分析會(huì)、生產(chǎn)技術(shù)會(huì)、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)和安全工作會(huì)等），根據(jù)需要不定期召開。總部由分管副總經(jīng)理或總工程師主持，所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。
⑸臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，為解決某些重要問題而臨時(shí)召開的會(huì)議（如公司職工大會(huì)和公司黨、團(tuán)員大會(huì)，以及各種代表大會(huì)等）
⑹定期匯報(bào)：公司各部門和各所屬企業(yè)負(fù)責(zé)人，每月以書面形式向主管副經(jīng)理或總經(jīng)理匯報(bào)一次工作。
4、例會(huì)執(zhí)行與安排
⑴公司原則上每周召開工作例會(huì)一次。工作例會(huì)是各部門溝通信息的主要渠道之一，也是公司管理決策和實(shí)施工作指導(dǎo)的重要形式。為增強(qiáng)公司各部門管理人員的管理角色意識(shí)，發(fā)展管理人員的交流、溝通能力，每兩周工作例會(huì)實(shí)行“輪值主席制”，即每次工作例會(huì)由公司各部門負(fù)責(zé)人輪流出任會(huì)議主席，負(fù)責(zé)會(huì)議召集和主持。
⑵會(huì)議主席制要求輪值主席在會(huì)前做好充分的準(zhǔn)備，了解本次會(huì)議各部門需要匯報(bào)或討論的重要問題，形成書面的主持提綱。
5、會(huì)議主持人職責(zé)
⑴會(huì)議主持人應(yīng)預(yù)先將會(huì)議內(nèi)容通知與會(huì)者使會(huì)議討論有的放矢
⑵會(huì)議開始后就議題的要旨必須做簡潔說明
⑶引導(dǎo)討論并在預(yù)定時(shí)間內(nèi)作出結(jié)論
⑷就會(huì)議討論整理出的結(jié)論交全體與會(huì)人員確認(rèn)，需表決的應(yīng)通過表決確認(rèn)
⑸確定專人做好會(huì)議記錄，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要、編號(hào)、下發(fā)及歸檔管理
6、會(huì)議紀(jì)要管理規(guī)定
1）會(huì)議紀(jì)要的形式與簽發(fā)
⑴公司辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，由行政管理部整理成文
⑵行政管理部根據(jù)會(huì)議內(nèi)容的需要在限定時(shí)間內(nèi)完成紀(jì)要和決議的整理工作
⑶會(huì)議紀(jì)要和決議形成后，參會(huì)的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認(rèn)
⑷會(huì)議紀(jì)要發(fā)放前應(yīng)填寫（會(huì)議紀(jì)要發(fā)放審批單）。審批單內(nèi)容包括紀(jì)要編號(hào)=發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導(dǎo)（主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)）審批意見
⑸會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有發(fā)文號(hào)，發(fā)放時(shí)應(yīng)填寫〈文件簽收記錄表〉，并由接收人簽收
⑹會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分類存檔，并按重要程度確保保存期限
2）會(huì)議紀(jì)要的備忘
會(huì)議紀(jì)要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項(xiàng)，發(fā)至參加會(huì)議全體人員，以便對(duì)照核查落實(shí)
7、會(huì)議注意事項(xiàng)
⑴要求參加會(huì)議人員提前5分鐘到場
⑵實(shí)行會(huì)議人員簽到制度
⑶做好會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)備，并做好會(huì)議記錄
⑷會(huì)議期間會(huì)議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會(huì)議無關(guān)的事情
⑸會(huì)議期間將通訊器材設(shè)定在靜音狀態(tài)或關(guān)機(jī)，非緊急事件應(yīng)盡量避免接電話。
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