1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：
1.1談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件；
1.2對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；
1.3對方當事人履約能力證明資料復(fù)印件；
1.4對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹
信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；
1.5我方當事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；
1.6對方當事人的擔保人的擔保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；
1.7雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；
1.8登記、見證、鑒證、公證等文書資料；
1.9合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；
1.10標的驗收記錄；
1.11交接、收付標的、款項的原始憑證復(fù)印件。
2、公司所有合同都必須按部門編號。信用（合同）管理員負責建立和保存合同管理臺帳。
3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用（合同）管理員。
信用（合同）管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。
4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計報表報送集團公司信用管理機構(gòu)。
各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用管理情況分析報告報送集團公司信用（合同）管理機構(gòu)。
5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。
6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當事人的責任。
7、配備大專以上學歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗的人員專（兼）職檔案管理員。
8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓，考核合格后方可上崗。