為促進(jìn)公司各部門工作人員之間的交流和外部相關(guān)單位的聯(lián)系,使每一個崗位對上對下的溝通都變成一種需求,在溝通中提高工作效率和準(zhǔn)確度,減少誤解和矛盾,融洽工作關(guān)系,增進(jìn)同事和上下級之間的感情,建立和諧工作關(guān)系,同時間里良好、健康的問題反映及解決渠道,特制定本制度
一、溝通職責(zé)
1、辦公室要積極促進(jìn)各部門的溝通,并給予中層以上的管理人員相關(guān)溝通技能的培訓(xùn)。
2、定期進(jìn)行員工滿意度調(diào)查問卷,了解員工目前工作的狀態(tài)和需求。
二、溝通的基本要求
1、在公司中倡導(dǎo)坦率、真誠、相互信任、相互幫助的溝通氛圍,倡導(dǎo)全員樹立端正的溝通心態(tài),要使溝通基于工作本身,讓溝通幫助整個團(tuán)隊(duì)提高工作準(zhǔn)確度及效率。
2、只要是基于事實(shí)的、有益于推進(jìn)公司工作的溝通內(nèi)容,一律要引起重視,與員工進(jìn)行坦誠的溝通,并積極改進(jìn)。
三、溝通方式
1、一般溝通
(1)一對一的面對面談話溝通。
(2)通過晨會、問題討論會議、工作協(xié)調(diào)會議、員工座談會、全體員工大會等方式溝通。
(3)通過工作報告、文件、任務(wù)單、內(nèi)部刊物等方式溝通。
(4)通過電話、電子郵件等方式溝通。
(5)其他方式,包括宣傳欄、總經(jīng)理信箱等。
2、越級溝通
對于正常的工作,各級工作人員要養(yǎng)成一種逐級上報的習(xí)慣,但當(dāng)工作中出現(xiàn)以下情況時,可以進(jìn)行越級溝通:
(1)下級對上級的管理方式產(chǎn)生意見,需要投訴時。
(2)下級對上級匯報的工作內(nèi)容,提出的意見和建議,多次得不到答復(fù)。
(3)下級發(fā)現(xiàn)上級的違規(guī)行為時。
(4)個人對公司的改革、發(fā)展有建議或意見時
四、溝通的內(nèi)容
1、在各項(xiàng)與工作相關(guān)的制度和流程下發(fā)之前,要和相關(guān)崗位的員工,要和相關(guān)崗位的員工充分溝通,聽取他們的分析,了解他們的意見和建議,提高制度與流程的準(zhǔn)確性與可執(zhí)行性。
2、公司下發(fā)的文件、各部門要通過的、公告欄等方式及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到全體員工。
3、工作中需要得到其他部門的支持與配合時,可通過工作協(xié)調(diào)會議、任務(wù)單等各種方式與相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人及執(zhí)行人進(jìn)行溝通,保障工作配合時不會出現(xiàn)因溝通不暢而產(chǎn)生的問題。
五、溝通的范圍
1、與管理人員
(1)在新員工入職時,要與其進(jìn)行入職談話,介紹公司及工作的相關(guān)情況,并表達(dá)對其在公司發(fā)展的期望和祝愿。
(2)在員工試工期滿轉(zhuǎn)正時,要與其進(jìn)行轉(zhuǎn)正面談,對其試用期的表現(xiàn)作出評價,表揚(yáng)優(yōu)點(diǎn),指出不足,并提出對其今后的工作期望。
(3)在員工工作績效不佳時,要通過面談,幫助員工尋找與工作目標(biāo)之間的差距,與公司要求的差距,提出改進(jìn)意見,表達(dá)對員工的期望,以提高員工的工作績效。
(4)當(dāng)員工表現(xiàn)優(yōu)異時,要表達(dá)出對員工的贊賞,并提出對員工更高的工作期望。
(5)在員工心態(tài)出現(xiàn)問題時,要立即與其談話,幫助其分析原因并改正心態(tài)。
(6)當(dāng)?shù)弥獑T工家庭出現(xiàn)重要事件時,要對事件情況表達(dá)關(guān)注。
(7)須時常了解員工對自己管理風(fēng)格、管理方式的意見和建議、并積極改進(jìn)。
(8)對于未發(fā)生以上情況的員工,也需保持最少每月一次的時間深入溝通。
2、與工作人員
(1)當(dāng)工作中出現(xiàn)需要與上、下級或同級同事溝通的事項(xiàng),要立即溝通,以促進(jìn)工作成效。
(2)不同的單位從事相同或類似工作的人員,彼此之間要加強(qiáng)溝通,促進(jìn)業(yè)務(wù)技能的提升與信息的傳遞。
(3)對于本部門的工作有任何意見或建議時,可與上級進(jìn)行溝通、促進(jìn)改進(jìn)。
(4)對于公司的發(fā)展與變革有任何建議或意見時,可通過上級逐級上報或越級上報,以促進(jìn)公司發(fā)展。
3、與各部門
(1)公司各部門的負(fù)責(zé)人(以及關(guān)鍵崗位員工)之間,每月必須進(jìn)行一次深入的交流,內(nèi)容包括:工作目標(biāo)完成情況的分析,研究與探討,提高工作進(jìn)度,高進(jìn)工作方式的方法,達(dá)成改進(jìn)工作的一致意見;.管理思路的交流與溝通;管理工作中的問題的提出;解決辦法的探討;進(jìn)一步工作目標(biāo)的研究、討論與確定,以及所轄員工各類問題的處理意見的交流確定。
(2)總經(jīng)理與各職能部門負(fù)責(zé)人每月進(jìn)行一次深入交流和溝通,每季度與各職能與經(jīng)營中心的部門負(fù)責(zé)人(以及關(guān)鍵崗位的員工)進(jìn)行一次非正式形式的交流。內(nèi)容包括:公司各方面進(jìn)展?fàn)顩r的了解;公司政策改進(jìn)的探討;工作目標(biāo)差距、問題指導(dǎo),提出要求,督促進(jìn)展,達(dá)成改進(jìn)工作的一致意見;收集各類建議或意見。
4、與外部單位
(1)與相關(guān)單位之間經(jīng)常進(jìn)行信息交流,相互吸收優(yōu)秀的管理方式方法,及時改進(jìn)公司的不足。
(2)安全生產(chǎn)部必須及時的調(diào)查居民對公司提出的不滿意見和改進(jìn)建議,情況屬實(shí),立即整改,并給予提出有用信息的居民適當(dāng)?shù)莫剟睢?br />
六、溝通反饋
在各個溝通環(huán)節(jié)中,凡需有回復(fù)的意見或問題,溝通雙方必須明確反饋的時限,在規(guī)定時限內(nèi)給予回復(fù)。
七、建議獎勵
公司任何一級員工,其提出的可行性建議經(jīng)公司采納后,可由總經(jīng)理批準(zhǔn)給予獎勵。
八、相關(guān)記錄
1、《外部聯(lián)系對象清單》
2、《外部聯(lián)系和內(nèi)部溝通記錄》